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Se um projeto estiver com problemas, o gerente do projeto precisará trabalhar para recuperá-lo e colocar o cronograma de volta aos trilhos. Felizmente, ainda não é tarde para cumprir os prazos e as metas do projeto.
Executar uma recuperação do projeto não é uma tarefa fácil ou divertida, mas definir uma trilha simples a seguir ajudará o gerente do projeto a recuperar o projeto. E sempre é bom salvar o dia em um projeto.
O trabalho nessas quatro etapas ajudará o gerente de projetos a facilitar a recuperação.
1. Identificação
O primeiro passo é identificar o problema. Você não pode nem tentar recuperar um projeto com problemas se não souber qual é o problema.
Embora possa parecer um problema simples o suficiente para diagnosticar, pode haver dificuldades em determinar a causa raiz exata, colocando o projeto em risco em primeiro lugar. Talvez os requisitos não tenham sido definidos suficientemente bem, ou talvez o cronograma ditado pelo cliente tenha sido muito agressivo.
Entrevistas com a equipe do projeto e uma análise cuidadosa da situação ajudarão você a identificar o problema e seguir em frente. Mas certifique-se de determinar a causa do problema.
Apenas colocar um band-aid nos sintomas não ajudará neste momento.
2. Discussão
Depois de identificar o problema, é hora de discuti-lo com as partes apropriadas e determinar o curso de ação que irá recuperar o projeto.
Isso pode não ser uma discussão fácil se as pessoas com quem você está discutindo fizerem parte do problema! É importante, no entanto, ter uma conversa franca e manter a discussão focada no problema, não na pessoa.
O facilitador deve ter todas as informações em mãos e poder contar a história de por que o projeto está com problemas. Essa discussão deve levar a uma solução que guie o projeto de volta ao cumprimento de suas metas.
3. Implementação
Após toda a discussão e análise, é hora de implementar a solução que recuperará o projeto.
A solução pode envolver a alteração da linha de base do cronograma, atualização do escopo do projeto ou até mesmo uma alteração na equipe do projeto. A solução deve ser bem documentada e comunicada a todas as partes envolvidas na recuperação do projeto.
Todas as etapas da recuperação devem ser cuidadosamente descritas e detalhadas. Não deve haver perguntas sobre o que precisa ser feito e quando deve acontecer para colocar o projeto de volta aos trilhos.
Essa parte do processo de recuperação deve ser bem pensada e aprovada pela gerência e pelo cliente. Dessa forma, a recuperação pode prosseguir sem mais demoras ou problemas.
4. Re-linha de base
Depois que a recuperação do projeto estiver em andamento, o gerente do projeto e o cronograma do projeto devem refletir o que está acontecendo para recuperá-lo.
Tudo o que acontece na recuperação deve se tornar parte do escopo e do cronograma do projeto. No futuro, as tarefas da recuperação serão incorporadas ao trabalho do projeto. A re-linha de base do cronograma deve levar em consideração as tarefas de recuperação e as alterações nas datas posteriores à recuperação.
Este é um excelente momento para reavaliar todo o projeto e determinar se algo precisa ser atualizado ou alterado para que o projeto não apenas prossiga, mas também tenha êxito.
Sumário
Ao recuperar um projeto com problemas, identifique-o, determine como recuperar, implemente sua solução e refaça a linha de base do cronograma. Defina uma faixa simples com estas quatro etapas.
A recuperação de um projeto nunca é fácil ou divertida, mas com algum cuidado e atenção, é possível revertê-lo.
Afinal, nunca é ruim ser a pessoa que salvou o dia.
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