As quatro etapas da recuperação de um projeto

Se um projeto estiver com problemas, o gerente do projeto precisará trabalhar para recuperá-lo e colocar o cronograma de volta aos trilhos. Felizmente, ainda não é tarde para cumprir os prazos e as metas do projeto.

Executar uma recuperação do projeto não é uma tarefa fácil ou divertida, mas definir uma trilha simples a seguir ajudará o gerente do projeto a recuperar o projeto. E sempre é bom salvar o dia em um projeto.

O trabalho nessas quatro etapas ajudará o gerente de projetos a facilitar a recuperação.

1. Identificação

O primeiro passo é identificar o problema. Você não pode nem tentar recuperar um projeto com problemas se não souber qual é o problema.

Embora possa parecer um problema simples o suficiente para diagnosticar, pode haver dificuldades em determinar a causa raiz exata, colocando o projeto em risco em primeiro lugar. Talvez os requisitos não tenham sido definidos suficientemente bem, ou talvez o cronograma ditado pelo cliente tenha sido muito agressivo.

Entrevistas com a equipe do projeto e uma análise cuidadosa da situação ajudarão você a identificar o problema e seguir em frente. Mas certifique-se de determinar a causa do problema.

Apenas colocar um band-aid nos sintomas não ajudará neste momento.

2. Discussão

Depois de identificar o problema, é hora de discuti-lo com as partes apropriadas e determinar o curso de ação que irá recuperar o projeto.

Isso pode não ser uma discussão fácil se as pessoas com quem você está discutindo fizerem parte do problema! É importante, no entanto, ter uma conversa franca e manter a discussão focada no problema, não na pessoa.

O facilitador deve ter todas as informações em mãos e poder contar a história de por que o projeto está com problemas. Essa discussão deve levar a uma solução que guie o projeto de volta ao cumprimento de suas metas.

3. Implementação

Após toda a discussão e análise, é hora de implementar a solução que recuperará o projeto.

A solução pode envolver a alteração da linha de base do cronograma, atualização do escopo do projeto ou até mesmo uma alteração na equipe do projeto. A solução deve ser bem documentada e comunicada a todas as partes envolvidas na recuperação do projeto.

Todas as etapas da recuperação devem ser cuidadosamente descritas e detalhadas. Não deve haver perguntas sobre o que precisa ser feito e quando deve acontecer para colocar o projeto de volta aos trilhos.

Essa parte do processo de recuperação deve ser bem pensada e aprovada pela gerência e pelo cliente. Dessa forma, a recuperação pode prosseguir sem mais demoras ou problemas.

4. Re-linha de base

Depois que a recuperação do projeto estiver em andamento, o gerente do projeto e o cronograma do projeto devem refletir o que está acontecendo para recuperá-lo.

Tudo o que acontece na recuperação deve se tornar parte do escopo e do cronograma do projeto. No futuro, as tarefas da recuperação serão incorporadas ao trabalho do projeto. A re-linha de base do cronograma deve levar em consideração as tarefas de recuperação e as alterações nas datas posteriores à recuperação.

Este é um excelente momento para reavaliar todo o projeto e determinar se algo precisa ser atualizado ou alterado para que o projeto não apenas prossiga, mas também tenha êxito.

Sumário

Ao recuperar um projeto com problemas, identifique-o, determine como recuperar, implemente sua solução e refaça a linha de base do cronograma. Defina uma faixa simples com estas quatro etapas.

A recuperação de um projeto nunca é fácil ou divertida, mas com algum cuidado e atenção, é possível revertê-lo.

Afinal, nunca é ruim ser a pessoa que salvou o dia.