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Aproveitando ao máximo as sessões de planejamento do projeto

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Homem ajoelhado na frente de um grande plano de projeto no chão

Como gerente ou líder de equipe, você deve estar cheio de idéias inovadoras sobre como melhorar o fluxo de trabalho e os objetivos de negócios. Quando você se depara com uma idéia que deseja implementar – seja uma nova maneira de sustentar o crescimento, gerenciar seu inventário ou contratar uma nova equipe -, é provável que você esteja com pressa de lançá-lo.

No entanto, é nesse ponto que muitas empresas fracassam no primeiro obstáculo – encerrando projetos às pressas antes que qualquer planejamento estratégico seja iniciado. Ser capaz de realizar efetivamente uma sessão de planejamento do projeto é uma das armas mais poderosas do arsenal de uma empresa. Sem isso, os planos podem ser executados sem os preparativos necessários ou, pior ainda, esquecidos por completo.

As sessões de planejamento do projeto são importantes e devem ter como objetivo examinar todos os aspectos de um projeto; engajamento das partes interessadas, benefícios comerciais, avaliação de riscos e, é claro, o próprio plano do projeto.

Qualquer boa sessão de planejamento de projeto garante que todos os interessados ​​(sejam eles diretores da empresa, proprietários de produtos, fornecedores ou funcionários) estejam na mesma página. Todas as partes precisam trabalhar para o mesmo resultado. Seu plano de projeto deve mostrar como você pode obter o apoio de todos que importam e mantê-lo durante todo o projeto.

Quaisquer divergências no projeto entre as partes interessadas causarão conflitos abaixo da linha. Se você perceber que, durante as sessões de planejamento, as pessoas se opõem a idéias, peça feedback específico e ouça. A comunicação aberta é uma obrigação. A resolução de conflitos durante as sessões de planejamento do projeto é essencial. Aborde o conflito diretamente e encontre uma solução para o problema.

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Cerca de 70% do tempo de um gerente de projeto deve ser gasto no planejamento. Dissecar todos os detalhes nas sessões de planejamento do projeto é essencial. Quem está assumindo a responsabilidade por quais áreas? Quais são as entregas? Como os gerentes podem entregá-los em seus departamentos e manter o trabalho existente? Estruture e cubra todas as suas bases durante as sessões e procure resolver possíveis lutas ou falhas em subidas com seu projeto.

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Esteja prontamente disponível para resolver quaisquer problemas de recursos. O departamento de RH conhece o seu projeto? Existem contratações adicionais que precisam ser feitas? Algum departamento precisa de reestruturação ou organização em equipes específicas do projeto antes da execução? Você possui as ferramentas e os sistemas corretos para concluir o projeto do início ao fim? Envolva aqueles que precisam conhecer e mantenha-os envolvidos com o projeto, sendo transparentes, focados e energizados.

Se você estiver usando algum software de gerenciamento de projetos em seus negócios, todos os envolvidos sabem como ele funciona? Haverá custos adicionais para instalar ou treinar a equipe para usá-lo? Discuta o software de gerenciamento de projetos em suas sessões, como será usado e de quem é a responsabilidade. Nem todos os negócios e projetos precisarão usá-lo, e lembre-se, às vezes um quadro branco e um marcador seco são tão eficazes quanto os pacotes de software caros.

Segundo a Harvard Business Review, a comunicação é o “segredinho sujo” do gerenciamento de projetos. Não executar uma comunicação eficaz e clara alienará as equipes e as partes interessadas e dificultará a conclusão do projeto. O feedback é importante, assim como as notificações das datas de entrega, marcos importantes e elogios pelo excelente trabalho.

Certifique-se de que as sessões de planejamento do projeto discutam como você medirá o desempenho. Quais KPIs existem? Crie cronogramas, orçamentos e sprints. Como isso pode ser medido regularmente? Sem medir seu projeto, você não terá idéia de como ele está realmente se saindo e colocará seu trabalho duro em risco de falha.

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Seja flexível ao longo de suas sessões. A complexidade do mundo dos negócios significa que obstáculos entrarão no seu caminho. Novas informações podem surgir a qualquer momento – mantenha a mente aberta e flexione-a para acomodar isso quando necessário para sessões bem-sucedidas de planejamento e gerenciamento geral do projeto.


Sebastian é um executivo de marketing digital da RocketMill e passa muito tempo construindo relacionamentos com especialistas do setor. Ele passa muito tempo praticando esportes de equipe ou assistindo a sua série de TV favorita. Para mais informações sobre eficiência de gerenciamento, por que não conferir o blog Cryoserver

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