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Análise SWOT | Uma maneira de aumentar a taxa de sucesso do projeto

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‘Você sabia apenas 2,5% das empresas conseguem concluir 100% de seus projetos? ‘

Sim, para os empresários, é uma pílula difícil de engolir. A razão por trás de uma taxa de sucesso de projeto tão baixa pode ser qualquer coisa como falta de recursos, riscos não identificados, orçamento apertado, datas de entrega irrealistas e assim por diante.

Para evitar as consequências do fracasso do projeto, muitas empresas fazem um investimento notável para ter um gerente de projeto diligente a bordo, aumentar a disponibilidade dos membros do projeto e incorporar software de PM.

Tomar tais medidas é um movimento muito bom para preencher as lacunas de sucesso, e seria ótimo se você definir isso – ‘Jogue com seus pontos fortes e nunca deixe seus projetos ficarem expostos aos seus pontos fracos’ – como regra básica.

Quando você mantém seus pontos fortes e fracos em mente, não apenas apresenta um plano de projeto confiável, mas também se destaca durante a fase de execução do projeto. Neste ponto, você deve confie na análise SWOT, um processo simples, mas eficaz, que o ajuda a aprender sobre os lados positivos e negativos de seu negócio para que estratégias poderosas possam ser desenvolvidas para um melhor crescimento.

Principais benefícios da análise SWOT:

  • Simples e prático de fazer
  • Melhora a tomada de decisão
  • Ajuda a coletar dados valiosos
  • Aumenta a colaboração em diferentes departamentos

Vamos entender um pouco mais os fundamentos deste método para que não haja dúvidas na hora de implementá-lo para gerenciamento de projetos.

O que é análise SWOT?

SWOT é a sigla de Pontos fortes, pontos fracos, oportunidades, e Ameaças. A análise SWOT é feita para verificar o desempenho do seu negócio em relação às trajetórias de crescimento e benchmarks de sucesso.

Embora todos os quatro elementos sejam bastante autoexplicativos, algumas empresas os compartimentam em duas categorias distintas: ‘Interno’ e ‘Externo.’

Vamos verificar as categorias e entender qual elemento pertence a qual categoria:

Fatores internos de uma análise SWOT do projeto

Forças:

Qualidades que o ajudam a atingir seus objetivos de negócios e obter uma vantagem competitiva são seus pontos fortes. Por exemplo, sua experiência, solidez financeira, funcionários comprometidos e tecnologia moderna.

Aqui estão algumas perguntas que você pode fazer a si mesmo para identificar os pontos fortes de sua empresa:

  • O que nos diferencia dos outros?
  • Por que seus clientes querem fazer negócios com você no longo prazo?
  • Quanto seus produtos e serviços são desenvolvidos?

Fraquezas:

Os fatores que diminuem a produtividade do seu negócio e enfraquecem a sua posição no mercado são os pontos fracos da sua organização. Por exemplo, uma faixa estreita de produção, uma escassez de funcionários qualificados, incapacidade de lidar com prazos rígidos e alta dependência de funcionários remotos.

Aqui estão algumas perguntas que você pode se fazer para identificar os pontos fracos de sua empresa:

  • Quais processos de negócios você precisa melhorar?
  • Por que você está perdendo seus funcionários experientes tão rapidamente?
  • Você deve terceirizar alguns processos específicos para liberar alguns recursos e melhorar os padrões de qualidade?

Fatores externos de uma análise SWOT do projeto

Oportunidades:

No ciclo de vida do negócio, algumas oportunidades surgem do nada e algumas você cria fazendo um bom trabalho. Por exemplo, quando você excede as expectativas dos clientes, é provável que eles espalhem a palavra positiva. Isso levaria a mais oportunidades e também construiria uma imagem de marca forte.

No que diz respeito a oportunidades inesperadas, elas podem surgir desta forma:

  • Políticas governamentais que favorecem sua empresa
  • Novos projetos de novos clientes

Aqui estão algumas perguntas que você pode fazer a si mesmo enquanto se concentra em novas oportunidades:

  • Existem próximos eventos que você pode aproveitar?
  • O que mais você poderia fazer para gerar novas oportunidades de geração de receita?

Ameaças:

Fatores incontroláveis ​​que colocam em risco o crescimento do seu negócio e o levam à beira do rompimento de relacionamentos com os clientes são ameaças à sua organização. Por exemplo, novos concorrentes, crises financeiras e análises negativas.

Aqui estão algumas perguntas que você gostaria de se perguntar enquanto pensa sobre ameaças em potencial:

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  • Existem leis ou regulamentos que podem criar problemas para a sua organização?
  • Existe algum risco de mercado que possa colocar sua empresa em apuros?

Nota: Você pode não identificar todos os fatores sozinho. Portanto, seria ótimo se você conduzisse uma pesquisa dentro de sua organização usando ferramentas como Qualaroo para obter insights mais profundos.

Discutimos como a análise SWOT esclarece quatro áreas diferentes e agora é hora de pular para os detalhes e entender como a análise SWOT no gerenciamento de projetos ajuda a fazer a diferença. Vamos rodar:

Análise SWOT: uma chave para tornar o gerenciamento de projetos mais fácil

Ao realizar uma análise SWOT, você obtém clareza sobre o que é a seu favor e o que não é. Como consequência, ajuda você a tomar o melhor curso de ação ao trabalhar em seus projetos.

Vamos entender melhor isso Exemplo de gerenciamento de projeto de análise SWOT:

Suponha que você tenha uma infraestrutura robusta e tecnologia de ponta, mas os membros inexperientes do projeto geralmente deixam pontas soltas durante a fase de execução da tarefa. Agora, o que vai acontecer? Você receberá solicitações de mudança mais do que o esperado do lado do cliente e muito provavelmente sem prorrogação da data de entrega final do projeto.

Aqui, se você usar uma análise SWOT do projeto. Você vai descobrir:

Forças: Infraestrutura robusta e tecnologia de ponta

Fraqueza: Membros inexperientes do projeto

Ameaça: Tantas solicitações de mudança sem novos prazos

Oportunidade: Nada a partir de agora

Nesse momento, é importante que você trabalhe em sua fraqueza para eliminar a ameaça. Você pode querer considerar o uso de um software de treinamento de funcionários bem desenvolvido para ajudar os membros da equipe do projeto a cultivar novas habilidades. Isso vai virar a situação de pernas para o ar!

Depois de dar o treinamento adequado à sua equipe, há uma grande possibilidade de que eles executem as tarefas com mais precisão. Isso leva a resultados de qualidade, o que, por sua vez, resulta em relacionamentos fortalecidos com os clientes. Também indica que você também pode desfrutar do WOMM (marketing boca a boca) positivo, que abre ainda mais o caminho para um processo mais fácil de aquisição de clientes.

Vamos realizar a análise SWOT do projeto mais uma vez e descobrir o que temos agora.

Forças: Infraestrutura robusta, tecnologia de ponta, equipe de projeto treinada, imagem de marca positiva e forte relacionamento com o cliente.

Fraqueza: Nada

Ameaça: Nada

Oportunidade: Uma chance de conseguir novos clientes lucrando com o WOMM

Veja, é assim que a análise SWOT torna o gerenciamento de projetos mais fácil.

Agora, a pergunta que pode vir à mente é, ‘Ficar com a análise SWOT elimina a necessidade de ter uma ferramenta de gerenciamento de projeto confiável?’ Vamos obter uma resposta satisfatória:

Devo usar um aplicativo de gerenciamento de projetos?

Por suposto, a análise SWOT torna as coisas mais claras e permite que você desenvolva estratégias eficazes. No entanto, só ajuda a realizar a metade do trabalho e, para o resto, você precisa de algo que ajude a executar suas estratégias de maneira ideal. Essa coisa é um aplicativo de gerenciamento de projeto repleto de recursos.

Vamos dar um exemplo de ProProfs Project para entender por que você deve acreditar em um aplicativo de gerenciamento de projetos 🙂

Esta ferramenta deixa uma boa primeira impressão, pois é simples e possui uma interface amigável. Ele facilita a colaboração da equipe, o rastreamento do projeto, o gerenciamento do tempo, o faturamento do cliente e a geração de relatórios, oferecendo recursos poderosos. Como gráficos de Gantt, faturamento automatizado, comentários de tarefas, exibição de calendário e notificações por e-mail. Ele ainda vem com aplicativos móveis, o que permite que seus usuários desfrutem da facilidade de acesso.

Além do ProProfs Project, existem muitos aplicativos confiáveis ​​de gerenciamento de projetos disponíveis no mercado, mas o luxo de ter tantas opções pode colocá-lo em um local de aborrecimento, porque toda ferramenta vem com algum tipo de fator X

Seria ótimo se você checar isso Guia de compradores antes de iniciar sua pesquisa 🙂

Verificação de saída: 20 melhores softwares e ferramentas de gerenciamento de projetos para 2020

Pronto para preencher as lacunas de sucesso do projeto com a análise SWOT?

O principal objetivo da análise SWOT é ajudá-lo a ver uma imagem maior e mais clara para que você possa tomar o melhor curso de ação para atingir os objetivos do projeto.

Combinar os insights obtidos a partir da análise SWOT com um poderoso aplicativo de gerenciamento de projetos pode ser uma fusão letal porque você gostaria de um planejamento e execução eficazes. Isso pode aproximá-lo de uma alta taxa de sucesso do projeto e ajudá-lo a se destacar da concorrência.

Esperamos que você tenha informações valiosas ao ler este blog. Caso você tenha alguma dúvida, atire na caixa de comentários.

Obrigado por ler!

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