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Análise qualitativa de risco: Visão geral do processo

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Este artigo é a oitava parte de minha análise do gerenciamento de riscos de projetos e hoje o tópico é a análise qualitativa de riscos.

Eu não esperava que isso se transformasse em tantas partes, mas gerenciamento de risco é um tópico profundo e há muito a ser abordado!

Caso você os tenha perdido e para evitar o trabalho de vasculhar os arquivos, aqui estão os links rápidos de volta às parcelas anteriores:

Leia a parte 1 aqui: Uma introdução ao gerenciamento de risco

Leia a parte 2 aqui: Tendências e práticas emergentes no gerenciamento de riscos do projeto (Parte A)

Leia a parte 3 aqui: Tendências e práticas emergentes no gerenciamento de riscos do projeto (Parte B)

Leia a parte 4 aqui: Adaptando o Gerenciamento de Risco

Leia a parte 5 aqui: Planejando o gerenciamento de riscos

Leia a parte 6 aqui: O Plano de Gerenciamento de Risco

Leia a parte 7 aqui: Processo de identificação de riscos

O que é análise qualitativa de risco?

O que é isso, além de ser uma palavra que muitas pessoas (inclusive eu) tropeçam e se confundem com análise quantitativa de risco (mais sobre isso na próxima vez).

A análise qualitativa de risco é simplesmente o processo de priorizar o risco com base na probabilidade de ocorrência e impacto, bem como algumas outras características se forem relevantes. É o que a maioria de nós reconheceria como uma etapa importante no gerenciamento de riscos do projeto – a parte em que decidimos quais são os riscos nos quais vamos nos concentrar, porque não temos tempo para despender esforços em todos eles.

Realizar análise qualitativa de riscos é o terceiro processo na área de conhecimento do gerenciamento de riscos do projeto.

O objetivo de fazer isso é priorizar os riscos individuais, observando a probabilidade de sua ocorrência (probabilidade de ocorrência) e o quão ruim eles seriam para o projeto se ocorressem (impacto). Ao observar esses dois pontos de dados, você pode priorizar todos os riscos do projeto.

Tal como acontece com a identificação de riscos, isso deve acontecer durante todo o projeto porque os riscos vêm e vão e também mudam de gravidade. Algo que tem baixa probabilidade de ocorrer hoje pode ter uma probabilidade dramaticamente diferente de ocorrer amanhã, se algo mais acontecer para torná-lo assim.

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O processo não fala muito sobre a proximidade de risco, embora seja mencionado em uma lista de ‘outros fatores que você pode considerar’ no Guia PMBOK®. Acho a proximidade outra medida útil para priorizar riscos. Isso analisa quando é provável que o risco aconteça, caso aconteça. Os riscos que provavelmente ocorrerão em um futuro distante podem ser adiados um pouco enquanto a equipe se concentra nos riscos que têm probabilidade de ocorrer na próxima semana.

No processo, revisamos os riscos que identificamos e os priorizamos com base em nossas opiniões subjetivas e da equipe. Portanto, só é útil se também compreendermos as suposições e atitudes de risco que estão sendo apresentadas pelas pessoas que fazem a avaliação.

É importante observar que a avaliação de risco é relativa – você compara os riscos neste projeto entre si e chega a uma prioridade relativa. Se você os comparou aos riscos em outro projeto, provavelmente obterá um resultado diferente.

Entradas

As entradas para este processo são:

  • O plano de gerenciamento do projeto – principalmente o plano de gerenciamento de risco, que diz como você deve analisar e priorizar o risco com base na matriz e nos dados nela
  • Os documentos do projeto, especialmente o registro de suposições, registro de risco e registro de partes interessadas
  • Fatores ambientais da empresa, como estudos da indústria ou bancos de dados comerciais de risco
  • Ativos de processos organizacionais, como informações de projetos anteriores.

O registro das partes interessadas é importante porque fornece informações sobre quem deve estar envolvido – e porque a avaliação de risco é geralmente subjetiva, mesmo se você tentar usar categorias baseadas em dados para a avaliação, é útil saber quais são suas tolerâncias de risco e apetite estão. Se você usar um facilitador neutro (profissional), ele pode ajudar a descobrir alguns preconceitos na equipe e avaliar os riscos de forma mais objetiva. Você esperaria, de qualquer maneira.

Ferramentas e técnicas

Existem também muitas ferramentas e técnicas, muitas delas centradas nas habilidades interpessoais e no conhecimento profissional.

As ferramentas e técnicas que você provavelmente usará incluem todos eles (existem alguns para escolher, você não usará necessariamente todos com o mesmo risco – escolha o que faz sentido para ajudar na análise do risco que você está olhando):

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  • Opinião especializada (embora tenha em mente que eles podem ser tendenciosos devido às experiências anteriores)
  • Coleta de dados de entrevistas
  • Análise de dados (obviamente, em um processo relacionado à análise)
  • Habilidades interpessoais e de equipe, notadamente facilitação, como também vimos na fase de identificação de risco
  • Categorização de risco (use a estrutura analítica de risco ou sua lista de categorias para isso)
  • Representação de dados – significa apenas como você escreve o resultado de sua análise. Você pode usar uma matriz de probabilidade e impacto ou um gráfico hierárquico como um gráfico de bolhas ou apenas manter as informações em seu registro de risco e usá-las
  • Encontros.

Existem algumas maneiras de fazer a análise de dados.

Avaliações de qualidade de dados de risco: É aqui que você verifica a confiabilidade dos dados que está usando para sua avaliação. Se a pontuação dos dados for baixa, você desejará obter alguns dados melhores nos quais basear seus próximos passos e plano de ação.

Probabilidade de risco e avaliação de impacto: Isso é o que a maioria das pessoas pensa quando pensa em análise de risco. É a tabela que você encontrará em seu plano de gerenciamento de risco que informa como um risco será avaliado com base na probabilidade de acontecer e no impacto para o projeto ou negócio se acontecer.

Outros fatores: Você pode levar em consideração praticamente tudo o que quiser ao fazer seus julgamentos sobre o risco. o Guia PMBOK® lista alguns, incluindo proximidade (como vimos acima), controlabilidade, urgência, conectividade e impacto estratégico.

Use o máximo de critérios que puder de maneira confiável e repetitiva, de modo que você tenha muitos dados para seguir ao fazer suas avaliações de risco.

Eu tendo a descobrir que as organizações se limitam à probabilidade e ao impacto, e algumas chegam a adicionar proximidade (em quanto tempo o risco vai acontecer, se acontecer). No entanto, existem outros, como a facilidade de gerenciamento do risco, a facilidade de detecção e controle, o impacto estratégico e o grau de conexão com outros riscos – porque isso influenciaria uma seção mais ampla de nosso grupo de riscos

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O desafio de fazer a avaliação é identificar o preconceito inconsciente tanto nos indivíduos envolvidos no processo quanto no próprio processo. Você precisa estar ciente do apetite de risco da organização e apenas desafiar tudo. Faça o seu melhor!

Saídas

As saídas do processo são atualizações nos documentos do projeto, especificamente:

  • o log de suposições
  • o registro de problemas
  • o registro de risco
  • o relatório de risco, que é um documento que você criará à medida que percorrer toda a área de conhecimento, embora não possa dizer pessoalmente que já tenha escrito um. As informações do relatório de risco sempre estiveram contidas no registro de risco ou nos relatórios mensais do projeto e do grupo diretor.

O resultado final desse processo é que você tem vários documentos para atualizar.

No final do processo, você obtém uma lista de riscos (do processo para fazer a identificação de riscos) com uma ponderação ou pontuação de quão arriscados eles são. Isso alimenta um processo futuro que consiste em analisar o que você fará a respeito desses riscos.

Você vai querer ter certeza de que seu registro de suposições, registro de risco, registro de problema e relatório de risco estão todos atualizados.

Todos esses são documentos vivos, caso você ainda não tenha percebido, esse processo é algo que se repete durante a vida do projeto. Você fará a priorização de riscos praticamente em todas as reuniões da equipe, ou eu recomendaria pelo menos uma vez por mês.

Compartilhe os documentos com quem precisa vê-los para que toda a equipe tenha acesso às informações mais recentes.

Na minha experiência, ao falar sobre o risco dos riscos, você também formula ideias sobre o que pode fazer para mitigá-los. Portanto, os processos acontecem em paralelo, muitas vezes dentro da mesma oficina de risco. É útil entendê-los como atividades separadas, mas não se preocupe se você acabar planejando respostas aos riscos ao mesmo tempo que conversa sobre como o risco pode ser problemático.

Da próxima vez, examinarei a análise quantitativa de risco.

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Publicado em: 10 de novembro de 2020 08:00 | Link permanente



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