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Alocação de Recursos: Definição e Dicas

Alocação de Recursos: Definição e Dicas
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A alocação de recursos parece complexa. A boa notícia é que não precisa ser. Com um escopo definido de trabalho e entendimento dos recursos disponíveis, você tem todos os ingredientes necessários para começar a alocar recursos de maneira eficaz.

O que é alocação de recursos e como funciona?

A alocação de recursos está atribuindo seus recursos – tempo, pessoas e ferramentas – através de várias tarefas em um projeto para cumprir seus prazos.

Vamos imaginar que você esteja gerenciando um projeto de criação de conteúdo. Você precisa saber quem está disponível (recursos) para realizar as tarefas de redação, edição e design (tarefas) necessárias para realizar o trabalho dentro do prazo e do orçamento. Essa é a alocação de recursos em poucas palavras.

Parece simples, certo? Bem, existe realmente uma arte na alocação de recursos, e reunimos uma lista das 8 principais dicas que ajudarão você a manter seu projeto organizado e no caminho certo.

As 8 principais dicas de alocação de recursos para gerentes

Para ajudar você a entender como alocar recursos de forma eficiente, reunimos uma lista das 8 principais dicas para os gerentes de projeto manterem os projetos organizados e no caminho certo.

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1. Conheça seus recursos

É útil entender as restrições de sua equipe ou agência antes que você escopo um projeto. Quantas pessoas você tem em sua equipe? Quais ferramentas você tem ao seu alcance? Responder a essas perguntas o ajudará a criar um escopo realista e a atribuir os recursos certos ao projeto.

2. Siga o escopo

Depois de ter um escopo de trabalho, leia-o com atenção. Certifique-se de entender completamente os resultados e o prazo. Com esses fatos importantes, você pode descobrir quantas pessoas precisa designar para o projeto e se existem bloqueadores em potencial para cumprir os prazos.

3. Resista ao desejo de generalizar

Com um software simples de gerenciamento de recursos, você pode visualizar a carga de trabalho de sua equipe em vários projetos. Se você sabe que seu designer preferencial está atribuído a mais de uma dúzia de tarefas na mesma semana em que você precisa entregar modelos para um cliente, provavelmente encontrará outro designer com mais disponibilidade. É fácil supor que sua equipe descubra uma maneira de fazer tudo. Mas você corre o risco de esgotar as pessoas e impactar a qualidade do produto final com essa abordagem.

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4. Acompanhe e gerencie o tempo

Estime quanto tempo levará para concluir cada tarefa no início do projeto. A estimativa horária ajudará você a colocar parâmetros em torno de tarefas abstratas e a alocar seus recursos adequadamente. Peça à sua equipe para acompanhar o tempo deles. Analise o tempo estimado versus o tempo real. Se tudo estiver errado, realoque seus recursos.

5. Use ferramentas para facilitar a alocação de recursos

Manter o controle de seus recursos pode ser difícil. O software de gerenciamento de projetos e recursos ajuda você a se manter organizado, cria transparência e protege sua equipe contra sobrecarga.

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6. Verifique com seus recursos

Fique com bons hábitos de comunicação com sua equipe quando o trabalho começar. Pergunte a eles como é a carga de trabalho e se eles têm algum bloqueador que os impeça de fazer o melhor trabalho mais rapidamente. Lembre-se de que sua equipe está na linha de frente e eles podem ter ótimas idéias para criar eficiência.

7. Programe um horário regular para revisar seu plano de projeto

Talvez você esteja acompanhando seu projeto e as coisas estejam avançando rapidamente, ou esteja tropeçando e perdendo os prazos à esquerda e à direita. Esses são dois sinais claros de que é hora de uma revisão completa do seu plano de projeto. É possível que sua equipe reduza a linha do tempo? Ou você precisa adicionar mais recursos para cumprir seus prazos?

8. Aprenda com todos os projetos

No final de cada projeto, faça uma análise aprofundada do plano original do projeto versus o ciclo de vida real do projeto. Observe a criação de tarefas, a estimativa horária, a alocação de recursos e a capacidade de cumprir os prazos. O que foi bem? E o que não foi tão bem? Leve seus aprendizados e aplique-os ao seu próximo projeto. Em breve, você será um Jedi de alocação de recursos.

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