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9 dicas essenciais para gerenciar uma equipe remota

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Esta é a parte 2 de um post de 2 partes sobre como se tornar remoto. Você pode ler a parte 1 aqui.

Muitos de vocês foram repentinamente jogados em uma situação remota de trabalho nas últimas semanas. Embora existam toneladas de recursos para ajudá-lo a otimizar sua própria produtividade ao trabalhar em casa, pouco foi escrito para os gerentes que tentam se adaptar a essa mudança. E gerenciar sua equipe remotamente definitivamente traz diferentes desafios.

No TeamGantt, trabalhamos remotamente desde o início, por isso temos alguns conselhos a dar. Mas queríamos ver o que outras empresas remotas também tinham a dizer.

Por isso, contatamos algumas das principais empresas remotas e vasculhamos seu conteúdo para reunir seus melhores conselhos para líderes e gerentes. Embora a maioria dessas dicas seja de empresas de software, muitas delas se aplicam a qualquer força de trabalho remota.

Começaremos com algumas de nossas próprias sugestões e compartilharemos o que aprendemos de outros líderes que gerenciam equipes remotamente.

Estabelecer uma etiqueta de comunicação compartilhada

Como líder, você precisa estabelecer uma etiqueta de comunicação adequada. Caso contrário, as pessoas podem acabar gastando a maior parte do tempo no Slack, respondendo a todas as mensagens em tempo real. Isso reduz a produção e a produtividade. É seu trabalho como gerente informar à sua equipe qual é o tempo de resposta esperado para que as pessoas tenham espaço para se concentrar no trabalho.

Reunir-se em torno de um plano

Pode ser um desafio manter todos na mesma página ao trabalhar remotamente. Uma ótima maneira de fazer isso é ter um plano visual que todos possam fazer referência e atualizar coletivamente. Afinal, o planejamento moderno de projetos é, acima de tudo, uma incrível ferramenta de comunicação.

Também pode ser útil acompanhar o progresso em relação ao plano. Sugiro que peça à sua equipe que atualize seu progresso nas tarefas toda sexta-feira para que você possa ver se algum trabalho está atrasado e resolvê-lo logo na segunda-feira de manhã. Se todos estiverem trabalhando no mesmo plano, sua equipe terá menos mal-entendidos e problemas de comunicação.

Desconecte quando o trabalho terminar

De acordo com Buffer’s Estado do trabalho remoto pesquisa, a maioria dos trabalhadores remotos diz que sua maior luta é desconectar do trabalho. Sem a separação entre casa e escritório, pode ser difícil estabelecer uma linha entre o local onde o trabalho termina e a vida em casa começa – e isso pode levar ao esgotamento.

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Como líder, você pode realmente influenciar esse comportamento liderando pelo exemplo. Quando sua equipe vê que você desconecta todos os dias em um determinado horário, ele informa que não há problema em fazer o mesmo

Meça a produtividade por saída, não por entrada

Fonte: Matt Mullenweg, CEO da Automattic (WordPress), no Harvard Business Review

“Tudo começa com a maneira como pensamos no trabalho. Na minha experiência, pessoas em muitas empresas estão apenas passando por movimentos. Se alguém aparecer de manhã vestido adequadamente e não estiver bêbado ou dormindo em sua mesa, presumimos que ele esteja trabalhando. Se ele estiver fazendo planilhas e listas de tarefas, presumimos que ele esteja trabalhando muito. Infelizmente, nada disso ocorre com o que um funcionário realmente cria durante o dia. É possível (e, infelizmente, não incomum) alguém ficar sentado em uma mesa por oito horas, movendo papéis e enviando e-mail, sem produzir nenhum resultado.

“Na Automattic, focamos no que você cria, não se você vive de acordo com um ideal de” bom funcionário “. Medimos o trabalho de acordo com os resultados. Não ligo para que horas você trabalha. Não me importo se você dorme tarde ou se pega uma criança na escola à tarde. Não me importo se você passa a tarde no campo de golfe e trabalha das 2 às 5 da manhã. O que você realmente produz?

Tente usar a comunicação assíncrona mais

Fonte: Darren Murph, chefe do controle remoto da GitLab

“A comunicação assíncrona funciona melhor quando existe um amplo alinhamento da empresa sobre como e onde inserir a comunicação. Os líderes devem selecionar cuidadosamente suas ferramentas, com o objetivo de direcionar as comunicações para o menor número possível de canais. A maneira mais fácil de entrar em uma mentalidade assíncrona é fazer a seguinte pergunta: ‘Como eu entregaria esta mensagem, apresentaria este trabalho ou avançaria este projeto agora mesmo se ninguém mais na minha equipe (ou na minha empresa) estiver acordado? ‘”

Invista ativamente em seus relacionamentos com sua equipe

Fonte: David Darmanin, CEO da Hotjar

“Muitos líderes remotos estão frustrados por não poderem reunir uma equipe em uma sala para discutir ou dar instruções, e às vezes sentem falta de esbarrar nos colegas do escritório. Embora essa forma de serendipidade em um escritório físico seja uma ótima maneira de construir relacionamentos, ela também tem uma desvantagem: você pode esquecer de investir na construção de relacionamentos com as pessoas certas em sua equipe.

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“Quando você está remoto, precisa pensar de maneira diferente sobre a importância de construir relacionamentos. No Hotjar, incentivamos as pessoas a fazerem uma lista das pessoas com quem mais deveriam interagir e elaborar um plano de quanto tempo elas precisam com cada pessoa e com que frequência. Esteja você ouvindo o que está pensando, contando a eles sobre seus desafios, dando feedback etc., é uma boa ideia colocar reuniões recorrentes com cada pessoa em sua agenda. Também é uma boa idéia se divertir com isso: planeje uma ligação tardia com uma taça de vinho ou jogue um jogo virtual.

“Para um exemplo prático, aqui está uma postagem do blog Hotjar sobre como damos feedback e construímos fortes relacionamentos uns com os outros: Feedback dos funcionários: 5 exemplos e por que é tão importante”.

Realize frequentemente hangouts virtuais de criação de equipes

Fonte: Zapier, O melhor guia de trabalho remoto da Zapier

“Toda quinta-feira de manhã ou tarde (alternando toda semana para acomodar pessoas em diferentes fusos horários), nos reunimos para palestras, demonstrações e / ou entrevistas. Com mais de 200 pessoas em sete departamentos principais e equipes ainda menores, é difícil ver todo mundo semanalmente. Esses hangouts são uma chance de dizer ‘oi!’ Para pessoas que você normalmente não vê.

“Esses hangouts também são uma boa chance de aprender algo novo. Toda semana, alguém da equipe faz uma palestra relâmpago ou demo sobre algo interessante. Tivemos pessoas que compartilham seu projeto mais recente, novos colegas de equipe compartilham fatos divertidos sobre si mesmos e suas origens, e os membros da liderança realizam oficinas de bem-estar por meio desses hangouts.

“Muitas equipes fazem essas reuniões semanais como reuniões com todas as mãos. Em uma equipe remota que atravessa muitos fusos horários, isso se torna um evento de exclusão. Como resultado, essa reunião se torna mais sobre camaradagem e exibição do trabalho da empresa. Registramos isso para que as pessoas que não podem comparecer possam recuperar o atraso. Mas temos o cuidado de evitar os principais tópicos estratégicos que normalmente são discutidos no Slack, Async ou em uma chamada do Zoom que pode garantir a incorporação de todos os colegas de equipe relevantes para essa decisão. ”

Criar rotinas

Fonte: David Darmanin, CEO da Hotjar

“Quer trabalhemos juntos em um escritório ou estejam distribuídos em diferentes países, todos gostamos de ter rituais compartilhados. Trabalhar em equipe distribuída não oferece uma desculpa para evitar a criação de novos rituais ou tradições.

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“No Hotjar, temos uma chamada semanal de ‘atualização de versão’, na qual comemoramos as conquistas da semana e compartilhamos os próximos planos. Às vezes, também organizamos uma sessão de ‘fogueira’ na quarta-feira, na qual as equipes se reúnem para discutir um tópico, debater e colaborar. Usamos sessões de fogueira para aprender um com o outro e ocasionalmente convidamos convidados externos.

“Aqui está um exemplo de uma fogueira Hotjar: trabalhando remotamente: prós e contras do trabalho remoto (da Hotjar).”

Incentive o movimento e o exercício

Fonte: Breanden Beneschott, co-fundador da Toptal, Táticas avançadas para equipes remotas altamente colaborativas

“Sua saúde é tão importante quanto qualquer uma das dicas acima. Herman Miller fala sobre a posição da “tartaruga” e como é fácil adotar uma má postura de digitação. Um recente e muito divulgado TED Talk liga para o novo fumante. Ao trabalhar no conforto da sua casa, quarto de hotel ou praia, pode ser fácil se instalar no mesmo local por muito tempo.

“No entanto, é certamente possível manter o controle de seus exercícios enquanto trabalha remotamente. De fato, em uma pesquisa recente da ConnectSolutions, 32% dos trabalhadores remotos afirmam ter mais exercício agora do que em um ambiente de trabalho tradicional no escritório. Para garantir que esse seja o caso, eu recomendo manter uma Thera-Band sempre perto da sua mesa. As ginastas olímpicas as usam para treinamento de resistência e, com 15 cm de borracha, você pode fazer exercícios de corpo inteiro em qualquer lugar. Quando você passa longas horas no computador, precisa se levantar e se exercitar com frequência. Portanto, sugiro criar o hábito de agarrá-lo por alguns momentos toda vez que você o vir – se você entrou pela porta, acabou de ligar ou está apenas parando por um momento entre e-mails ou confirmações.

“Como isso ajuda na colaboração? O exercício tem sido repetidamente ligado a tudo, desde diminuição do estresse e ansiedade até maior felicidade, criatividade e desempenho mental. E não é preciso muito para fazer uma diferença notável. Até um pequeno exercício faz de você um membro melhor da equipe. ”

Crédito extra

Essas dicas podem ajudar você a colocar seu time em um bom ritmo de trabalho em seu novo ambiente. Aqui estão mais alguns recursos que você pode explorar para ler mais:

  1. A caixa de ferramentas do profissional de marketing: as 60 ferramentas de marketing que usamos no buffer
  2. Como gerenciamos remotamente nossa programação editorial
  3. Desafios para gerenciar equipes virtuais e como superá-las
  4. Mestre gerenciando equipes distribuídas
  5. Práticas recomendadas para gerenciar funcionários remotos
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