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7 perguntas a fazer ao seu cliente antes de iniciar um projeto

7 perguntas a fazer ao seu cliente antes de iniciar um projeto
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Você quer ser um gerente de projeto influente, mostrando que se importa com seu projeto, seu pessoal e o processo. Então, como você faz isso quando tem um novo projeto e um novo cliente? Tudo se resume a saber o que faz um projeto funcionar bem – e quais perguntas fazer para garantir que você tenha esses detalhes no lugar.

Antes de iniciar qualquer projeto, reserve um tempo para sentar-se com seu cliente e fazer algumas perguntas diretas difíceis. Isso ajudará bastante a garantir que você aplique os processos certos ao projeto e defina as expectativas certas sobre como suas equipes trabalharão juntas.

Aqui estão 7 perguntas para pedir ao seu cliente para iniciar seu projeto com o pé direito.

1. Qual é o objetivo ou objetivo comercial do projeto?

Saber o porquê de um projeto pode ajudar a manter sua equipe focada no objetivo em questão. Também permite que você crie uma estratégia de projeto que garanta que você atenda ao objetivo geral do seu cliente.

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2. Qual é o prazo final do projeto? Existem marcos importantes, datas importantes ou restrições de tempo?

Todo projeto tem um prazo. Às vezes é arbitrário. Outras vezes, está relacionado a uma reunião, campanha ou outro grande evento que tem um encontro difícil. O uso de software de gerenciamento de projetos de eventos como o TeamGantt pode ajudar a garantir que você faça tudo dentro do prazo.

Não basta esboçar um plano que poderia faça o prazo. Crie um plano de projeto baseado na urgência de uma data final e mantenha-o à vista. Um gráfico de Gantt é uma ótima ferramenta para mapear seu plano de projeto, comunicar cronogramas à sua equipe e acompanhar o progresso até o final.

3. Quais critérios você e seu cliente usarão para determinar o sucesso do projeto?

Deseja configurar sua equipe para o sucesso do projeto? Em seguida, tenha um objetivo em mente e estabeleça algumas métricas claras sobre esses objetivos. Trabalhe em estreita colaboração com seu cliente para determinar quais critérios tornarão o projeto um sucesso. Essa pergunta simples pode ajudar a configurar sua equipe para o sucesso além de um único projeto, seja na forma de referências de clientes, projetos adicionais ou outra vitória a longo prazo.

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4. Quem é responsável por quais resultados do projeto? Quem são as partes interessadas envolvidas?

A responsabilidade é principalmente interna. Quem é o proprietário de qual parte do projeto? Verifique se sua equipe atende às necessidades de seu cliente mantendo-se organizado e comunicando claramente as responsabilidades. O software de gerenciamento de projetos gratuito do TeamGantt facilita a atribuição de tarefas e o acompanhamento do progresso ao longo do caminho.

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Todo projeto também tem um proprietário. Pode ser a pessoa com quem você está falando. Pode ser o chefe dessa pessoa. Não importa o quê, você precisa saber quem lhe dará a aprovação final e quem assinará esses cheques. Certifique-se de inserir o proprietário do projeto e mantê-lo informado nas etapas certas. É importante resolver esses detalhes antes você começa a trabalhar.

Use um gráfico RACI para delegar funções e responsabilidades, para que todos saibam como eles contribuem para o sucesso de um projeto.

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atribuir funções e responsabilidades do projeto com um gráfico RACI

5. Como você comunicará feedback e informará as partes interessadas sobre o sucesso do projeto?

Se você está aceitando comentários de clientes e iterando em qualquer um dos seus produtos, deseja garantir que seus clientes entendam como o processo funciona. Não há nada pior do que receber 5 conjuntos de comentários conflitantes e ter que resolver tudo isso – vai confundir, irritar e definir sua linha do tempo. Fale sobre o processo de feedback e defina expectativas desde o início sobre como você deseja receber feedback e quem deve estar envolvido.

Não é incomum educar seus clientes sobre o seu trabalho. Isso pode ocorrer na forma de apresentar seu plano de projeto e explicar seu processo e cada entrega. Isso pode significar que você precisa explicar a intenção de uma entrega antes de apresentá-la. De qualquer forma, saber quanto esforço você dedica para explicar as coisas ajudará a criar confiança com seu cliente e a configurá-lo como especialista.

6. Sua equipe já passou por um projeto como este no passado?

A história pode nos ensinar muito quando se trata de executar projetos. Se o seu cliente tiver concluído projetos semelhantes, ele poderá compartilhar algumas dicas sobre como fazer as coisas correrem bem. Quanto mais você aprender sobre o que funciona e o que não funciona quando se trata de como os projetos são executados na organização do seu cliente, melhor você estará preparado para criar um processo que funcione para eles. Dessa forma, você parece um profissional total.

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7. Existem obstáculos ou barreiras que impediriam o sucesso do projeto?

Riscos ou problemas são inerentes a qualquer projeto. Como gerente de projeto, é seu trabalho prever os riscos do projeto e, em seguida, procurá-los e destruí-los, se possível. Não há vergonha em iniciar um projeto com a vantagem! Além disso, manter seus clientes satisfeitos aumentará seu humor à medida que você mantém as coisas no caminho certo.

Considere este exemplo: você está pronto para apresentar a maior entrega do projeto e seu cliente recusa a reunião porque a empresa dela será fechada para uma reunião de equipe. Seu plano foi cancelado, colocando em risco o prazo final. Você pode evitar essa situação facilmente, basta dar uma olhada no calendário do seu cliente. (Você também pode fazer essa pergunta novamente no meio do projeto, porque os cronogramas mudam com frequência!)

Mantenha os clientes satisfeitos com o TeamGantt

Procurando uma maneira simples de se manter atualizado sobre os riscos do projeto e se comunicar claramente com seus clientes? Com o TeamGantt, é fácil acompanhar o progresso e compartilhar as atualizações do projeto com seus clientes e outras partes interessadas.

Você terá todos os recursos necessários para garantir que os projetos sejam concluídos dentro do prazo e do orçamento, incluindo:

  • Arrastar e soltar simplicidade
  • Fácil colaboração em equipe
  • Visualizações personalizáveis
  • Disponibilidade da equipe e gerenciamento de carga de trabalho
  • Linha do tempo planejada versus linha do tempo real
  • Aplicativo móvel dedicado

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