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7 fatores de produtividade que você nunca considerou

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A transição para o trabalho em casa foi estressante para muitos – mas também ajudou a melhorar a produtividade. De acordo com uma pesquisa interna da Chegg, 86 por cento dos funcionários sentem que sua produtividade é boa ou melhor do que era antes, conforme relatado pelo NY Times.

Mesmo assim, sempre há espaço para melhorias e se as roupas no sofá e a do seu filho na outra sala estão atrapalhando sua produtividade, é hora de se esforçar. Use essas ideias simples, mas impactantes, para fazer mais durante o dia de trabalho sem adicionar mais horas ao relógio.

1. Melhore suas habilidades de escuta

Ouvir ativamente e compreender verdadeiramente o que está sendo dito é uma habilidade crítica em todos os locais de trabalho. Como Brigette Hyacinth, autor de Liderando a força de trabalho do futuro, diz “Não ouça apenas com o ouvido externo, mas com o ouvido interno. Ouça com a intenção de ouvir e compreender. ”

Quando você escuta melhor, não precisa fazer perguntas novamente porque não ouviu a pessoa da primeira vez. Você não perderá detalhes importantes que são importantes para o projeto, edições ou retrabalho. No final do dia, ouvir bem significa menos erros.

Para melhorar sua audição, implemente o 5 hábitos de poder de bons ouvintes:

  • Ouça por curiosidade, não por generosidade
  • Repita o que você ouve
  • Use e mostre encorajamento não verbal
  • Ouça primeiro, formule sua resposta depois
  • Evite fazer julgamentos

Eu encorajo você a ouvir este TEDTalks of Julian Treasure no que diz respeito à escuta. Ele compartilha 5 maneiras de reajustar seus anos para ouvir de forma consciente em nosso mundo cada vez mais alto.

Seja mais produtivo: Além das dicas de escuta acima, não se esqueça de limitar as distrações. Mantenha o telefone no silêncio, não verifique o e-mail durante as reuniões e fique atento ao que a pessoa à sua frente está dizendo para ter certeza de que receberá todos os detalhes.

2. Avalie a clareza do seu projeto

Saber o cronograma, as metas do cliente e as expectativas gerais de cada projeto permite que você seja mais produtivo desde o início. Em vez de gastar cinco horas em um projeto, apenas para perceber que não tinha clareza sobre as necessidades do cliente, você pode entrar nele com todas as informações de que precisa para ser produtivo e ter sucesso.

Embora ouvir seja um aspecto importante para obter clareza em um projeto, colocar esses detalhes no papel – em um e-mail, um resumo do projeto, etc. – garante que nada seja esquecido. Certifique-se de que a clareza do projeto não está prejudicando a produtividade, avaliando seu atual fluxos de trabalho do projeto. Ao fazer isso, pergunte-se o seguinte:

  • Existem oportunidades para freios e contrapesos adicionais?
  • Onde a equipe pode precisar de mais informações?
  • Em que pontos o cliente deve oferecer feedback para orientar o projeto?
  • Onde eu ou outros funcionários geralmente cometemos erros ou somos apanhados?

As respostas a essas perguntas permitirão que você crie fluxos de trabalho que permitem que você e seus colegas de trabalho sejam o mais produtivos – e eficientes – possíveis.

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Seja mais produtivo: uma lista de verificação que você pode usar para garantir que terá todas as negações de que precisa para reuniões, grandes projetos ou novos clientes. Isso também garante que você esteja atento aos detalhes mais importantes para que possa ser produtivo quando estiver pronto para trabalhar.

3. Atualize suas listas de tarefas pendentes

Não escreva apenas o que você precisa fazer em sua lista de tarefas. Transforme-o em uma ferramenta de aumento de produtividade, incluindo todos os detalhes importantes para cada tarefa, para que você não precise procurá-los mais tarde. Por exemplo, se você tiver uma chamada Zoom agendada, inclua o link do vídeo ou o número de discagem. Você também pode querer um link para a agenda da chamada ou quaisquer notas que você precisa ter em mãos.

Manter tudo em um local significa que você não terá que procurar em seus e-mails para encontrar um código de reunião ou agenda – desperdiçando tempo e energia e potencialmente atrasando a ligação. Mais importante ainda, documentar o que o item requer para ser concluído significa que você nunca esquecerá por que o adicionou. Os poucos minutos que você economiza a cada dia podem aumentar, dando a você mais tempo e ajudando você a se sentir mais organizado.

Se a sua lista de tarefas atual o está impedindo, considere perguntar ao seu líder se você pode testar software de gestão de trabalho. Esta ferramenta permite que você crie atribuições para você e outros membros da equipe, incluindo todas as informações necessárias para concluí-las.

Seja mais produtivo: Se você não conseguir obter a adesão do gerente para um novo software, atualize sua própria caixa de ferramentas. Use uma ferramenta como Paymo ou Asana para ficar mais organizado, criar listas de verificação, anexar arquivos a tarefas e organizar seu fluxo de trabalho digital de uma maneira que funcione para sua maneira de pensar e trabalhar.

4. Durma o suficiente para reduzir o estresse

A produtividade não é apenas algo que você controla no local de trabalho. Existem muitos fatores externos que contribuem para a sua saúde mental e produtividade quando você entra no escritório, como dieta, relacionamentos pessoais e sono – sendo este último um dos fatores mais importantes. Por quê? Porque menos sono leva a mais estresse.

“Muitas noites sem dormir podem levar ao aumento dos níveis de cortisol no corpo, o que significa que as respostas fisiológicas ao estresse serão intensificadas. Além disso, o sono REM suprime a produção de norepinefrina (outro hormônio do estresse) e ajuda nosso cérebro a processar os eventos de nossas vidas ”, explica especialistas em saúde em, Como o estresse afeta sua vida.

Simplificando, o estresse reduz a produtividade. Você deve ter notado isso quando está cansado ou sobrecarregado. Você ataca os funcionários ou chora em sua mesa – parece que você não consegue entrar no fluxo e, em vez disso, luta para se manter à tona. Um estudo de 2019 por Vida colonial descobriram que 41% dos funcionários são menos produtivos quando estão estressados. Os resultados desse estresse também são dignos de nota:

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  • 15% dos funcionários admitem procurar novos empregos quando estão estressados
  • 14% estão ausentes com mais frequência
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O sono não é negociável e a quantidade de tempo recomendada para dormir para adultos de 18 a 60 anos é de 7 horas ou mais, de acordo com a CDC.

Seja mais produtivo: Se você luta para dormir o suficiente, considere as várias ferramentas que você pode usar para ajudar, incluindo treinamento para dormir, meditação, uso mínimo de dispositivos à noite e muito mais. Obtenha mais sugestões do Fundação Nacional do Sono.

5. Experimente um estilo de motivação diferente

Você pode nem sempre estar motivado ou inspirado – e ainda assim, você precisa ser produtivo no dia a dia. Se suas velhas táticas não estão mais funcionando ou você não consegue se “forçar” a fazer o trabalho, é hora de dar uma olhada em como você está se motivando e fazer uma mudança.

Felizmente, existem dezenas de maneiras de se motivar e você pode tentar uma nova estratégia a cada dia ou semana, dependendo do que você precisa e dos recursos disponíveis. Comece conhecendo a si mesmo e o que funciona para você. Lolly Daskal, Presidente e CEO da Lead From Within, diz:

“O que nos motiva a permanecer motivados é tão individual quanto quem somos, então você precisa adaptar um estilo motivacional que irá ressoar em você. Quanto mais você se conhece e se entende, mais eficazes serão seus esforços. ”

Para fazer isso, lembre-se de quando você foi mais produtivo. Que táticas motivacionais você estava usando? Quais estratégias foram mais favoráveis? O que pareceu “certo” ou conectou você mais ao trabalho? Agora, pergunte-se: como posso replicar isso de novo e de novo?

Se você está se sentindo preso, aqui estão algumas táticas de motivação do Daskal:

  • Defina seus objetivos.
  • Crie uma visão clara.
  • Divida as metas em tarefas gerenciáveis.
  • Aproveite o poder dos prazos.
  • Pare de multitarefa.
  • Mantenha a diversão.

Seja mais produtivo: Experimente uma nova tática motivacional a cada semana, mês ou trimestre e anote o que funciona e o que não funciona. Quanto mais ciente você estiver de como trabalha e do que seu cérebro precisa para ser eficaz, mais fácil será criar uma caixa de ferramentas de táticas que você pode usar sempre que precisar.

6. Mude suas métricas de desempenho

Houve um impulso significativo para quantificar a produtividade ao longo dos anos, seja ela rastreada em medições diretas, como o número de produtos que você produz, ou critérios indiretos, como a pontuação média de uma pesquisa de resposta do cliente. No entanto, apesar de atingir essas metas, você pode não ser necessariamente mais produtivo. Isso pode ser atribuído à Lei de Goodhart.

A Lei de Goodhart, em homenagem ao economista Charles Goodhart, desafia a ideia de medir a produtividade ou o desempenho dos funcionários. Simplificando: os funcionários encontrarão uma maneira de alcançar as metas que foram estabelecidas, mas isso pode ter consequências indesejadas – e prejudiciais.

Planet Money da NPR dá o exemplo de um call center que define metas de produtividade para os funcionários. Espera-se que os representantes de atendimento ao cliente resolvam um certo número de problemas a cada dia. A lógica era que mais tíquetes resolvidos significavam tempos de espera mais curtos e clientes mais felizes que resolviam seus problemas.

Enquanto os funcionários começaram a atingir esses números rapidamente, o empregador descobriu que os representantes de serviço estavam tentando tirar as pessoas do telefone, gastando menos tempo criando soluções e geralmente criando uma experiência menos ideal para o cliente a fim de atingir seus números.

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Essa parábola não significa que todas as métricas de produtividade sejam falhas. No entanto, é um conto de advertência considerar o que você mede e como. Você pode ser altamente produtivo no papel, atingindo todos os números esperados, mas isso não significa que você é o membro da equipe que mais trabalha ou está realizando um trabalho de alta qualidade.

Seja mais produtivo: Repense seus objetivos ou reelabore-os com seu chefe para focar tanto no produto final quanto no tempo e esforço necessários para chegar lá. Por exemplo, se você demorou cinco horas para concluir um projeto semelhante anteriormente, defina uma meta para concluí-lo com mais eficiência desta vez, o que também significa abordar suas táticas motivacionais (veja acima) e processos.

7. Encontre um Coach de Apoio

Uma das partes mais difíceis do crescimento é ter uma visão objetiva de seus processos e desempenho. Em muitos aspectos, você é seu crítico mais severo. Você procurará falhas quando não houver nenhuma. No entanto, você também pode ter pontos cegos que o impedem de resolver problemas reais em seu estilo de gerenciamento e cronograma de produção.

Uma maneira de melhorar sua produtividade é trabalhar com um mentor ou coach – alguém que possa olhar objetivamente para seu trabalho e desempenho e oferecer insights, dicas, ideias e sugestões. Eles podem destacar problemas que você talvez não tenha notado e ajudá-lo a aprender com a experiência deles.

Contratar um coach é um trabalho árduo. Você tem que estar pronto para aceitar críticas e dedicar tempo para melhorar a si mesmo. No entanto, essa pessoa deseja o que é melhor para você. Eles querem ver você prosperar.

Se você não tem certeza se está pronto para investir em coaching, considere estas dicas e motivacionais percepções de 14 treinadores de produtividade ou verifique alguns podcasts de produtividade.

Seja mais produtivo: Escolha qual método de coaching é melhor para você e invista – tempo ou dinheiro – no aprendizado. Mesmo uma única sessão de coaching pode ser suficiente para apoiá-lo nas mudanças necessárias em sua maneira de trabalhar, para que possa ser mais produtivo no trabalho.

Avalie o que realmente impede sua produtividade

É tentador reduzir a produtividade em algumas métricas e itens de ação principais, mas a realidade é que a produtividade é muitas vezes um alvo móvel – e afetada por muitos fatores, desde sono a estilos motivacionais. Se você está insatisfeito com seus níveis de produtividade, comece abordando por que está tendo dificuldades para realizar seu trabalho e encontre uma solução que o ajude a resolver esse problema. Quanto mais curioso e aberto você for, mais fácil será encontrar uma solução.

Jessica Thiefels é a autora de 10 perguntas que respondem às maiores perguntas da vida e apresentador do Mindset Reset Radio, um podcast de desenvolvimento pessoal. Ela escreve há mais de 10 anos e tem mais de 800 artigos publicados em todo o mundo. Ela escreveu para AARP, Reader’s Digest e Lifehack e contribui regularmente para FastComapny, Glassdoor e muito mais. Siga-a Instagram e Twitter.



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