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6 etapas para mudar um projeto com problemas financeiros – Parte 1

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Cabeça com símbolos de finanças e orçamento escrito em um quadro negro

Há muitas maneiras pelas quais nossos projetos podem mudar para pior. Podemos perder requisitos cruciais desde o início, deixando-nos discutir com o cliente quem é o responsável pela supervisão. Os processos podem demorar muito mais do que o previsto, afastando nossa linha do tempo do cronograma. Podemos fazer com que nossa equipe de projetos seja perseguida por outros projetos “mais críticos” que precisam de um conjunto de habilidades específico agora – a lista pode continuar.

Mais uma maneira – e isso também pode acontecer por muitas razões – é que o orçamento de nosso projeto fique desesperadamente fora de controle.

Agora, só para ter certeza, não há solução rápida ou varinha mágica que fará com que o problema de orçamento do projeto desapareça. Pelo menos não faltam algumas solicitações de mudança muito grandes e desequilibradas do cliente do projeto com grandes gastos com bolsos sem fundo. (Se você encontrar esse cliente, envie-o para mim.)

Mas existem algumas ações que você pode executar para obter controle sobre um orçamento que não está muito longe ou para avançar com algum grau de controle – mesmo sobre um orçamento de projeto que parece impossível.

Tenho certeza de que existem muitas estratégias – e eu realmente gostaria de receber sua opinião sobre as etapas que você tomou pessoalmente para colocar o projeto financeiramente de volta aos trilhos. Por enquanto, porém, minha lista pessoal será limitada a seis.

Esta postagem abordará os três primeiros:

1. Compartilhar, Compartilhar, Compartilhar

Eu sempre digo … compartilhe as informações financeiras com sua equipe – e com qualquer pessoa importante que esteja cobrando tempo no seu projeto. Quanto mais eles vêem números reais, maior a probabilidade de serem responsáveis ​​por um relatório preciso de seu tempo e esforço para o seu projeto.

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O que realmente quero dizer com isso? No final da semana, nas últimas 5 a 10 horas em que os membros da equipe do projeto sabem que trabalharam, mas realmente não podem dar conta, precisam ir a algum lugar. E que em algum lugar será o projeto cujo gerente de projeto NÃO está assistindo as finanças como um falcão.

Se você discutir assuntos financeiros e quaisquer preocupações com eles regularmente, seu projeto não será o responsável por cobrar as horas “cinzas”. Confie em mim. Melhor ainda, tente e veja por si mesmo.

2. Procure oportunidades de receita

Este é óbvio. Tenho certeza de que seus executivos o detalharam, mas sempre procure novas oportunidades de receita do projeto. Por exemplo, digamos que você esteja executando o projeto principalmente remotamente. No entanto, os executivos realmente se sentem mais à vontade com o líder técnico no local em período integral.

Isso representa uma oportunidade para você fazer uma solicitação de mudança. Como? Propor que o líder técnico seja um recurso dedicado em tempo integral no local para o restante do projeto.

Eu fiz isso em um projeto com um analista de negócios. O resultado? Ele gerou uma rápida injeção de receita de US $ 130.000 na previsão e ajudou a aumentar a lucratividade geral do projeto.

A lição aqui é que você nunca sabe o que seus clientes do projeto estão dispostos a pagar até que tente. A chave é garantir que seja algo que traga benefícios ao cliente e possa estar preenchendo uma necessidade que você identifique. Caso contrário, eles pensarão que você está apenas tentando arrancar dinheiro das mãos deles.

3. Revisar faturas anteriores

Nunca é demais revisar faturas antigas. Fiz isso uma vez por desespero em um projeto financeiramente instável – e encontrei mais de US $ 25 mil em itens de fatura não pagos. Eles eram apenas descuidos, mas acontece.

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Cada centavo ajuda a recuperar o orçamento dos trilhos.

Estes são os três primeiros dos meus seis passos para transformar um projeto com problemas financeiros. Na parte 2, abordarei meus três últimos… e depois aguardarei sua contribuição impressionante.

Obrigado!

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