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5 Hacks menos conhecidos para tornar suas reuniões mais produtivas

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Três pessoas dormindo em uma reunião

Reuniões … reuniões … reuniões. Se houvesse uma fórmula secreta para manter nossos participantes acordados, alertas e produtivos durante nossas reuniões, poderíamos fazer uma fortuna vendendo-a. É como algumas pessoas pensam que é um convite pessoal para tirar uma soneca, ou não aparecer.

Não posso ajudar – pelo menos não neste artigo – a colocar as pessoas em seus lugares, mas talvez possa ajudar a mantê-las alertas e contribuindo.

Sei pessoalmente que essas dicas foram úteis tanto para mim como participante quanto para as reuniões que realizo como gerente de projeto, observando e ouvindo meus participantes. O tempo é crítico, é necessário evitar distrações, e sua conexão com os participantes é essencial para garantir que eles fiquem acordados e contribuam para a sessão.

Aqui estão cinco dos meus hacks pessoais menos conhecidos para tornar suas reuniões mais produtivas.

1. Nenhum quadro branco

Não use um quadro branco. Desvia os olhos do público, despersonaliza a reunião e frustra as pessoas. Sempre parece confuso e pode ser difícil de seguir para aqueles que podem ser menos visuais do que o restante dos participantes.

2. Momento Perfeito: A Hora do Poder

Escolha um horário da reunião que ofereça os participantes mais alertas. Para mim, por experiência própria, são 10 e 11 da manhã. Ninguém está morrendo de fome para o almoço. Ninguém está dirigindo em velocidades inacreditáveis ​​para fazer sua reunião às 8h (e apenas os idiotas agendam reuniões às 8h). E evite as reuniões após o almoço. Período. Você não sabe o que as pessoas almoçaram. Metade ficará com sono, um quarto pode ter indigestão, e o restante está louco por terem pulado o almoço para se preparar para a sua reunião. E tudo estará ansioso para o final do dia de trabalho. Ficar com algo em torno do prazo de 10-11 horas, sempre que possível.

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3. Sem comida

Não ofereça comida. Repito, não ofereço comida. Você não quer esse tipo de reputação de facilitador de reuniões. E isso deixa as pessoas sonolentas e facilmente distraídas. E é bagunçado.

Recentemente, participei de uma reunião em que o tópico mudou para a comida oferecida e se era melhor ou pior do que a oferecida nas reuniões de finanças de David. Apenas não ofereça comida.

4. Convide os distraídos

Dê a palavra a quem parecer distraído. Isso irá mantê-los ou engajá-los, ou forçá-los a se preparar melhor na próxima vez. De qualquer maneira, é ganha-ganha. E se você estiver conduzindo uma teleconferência em que não poderá ver todo mundo, faça algumas rodadas durante a reunião para obter pensamentos e feedback. Isso os manterá alertas e engajados.

5. Evite tomar notas detalhadas ou usar demais o laptop

Embora seja essencial que você faça algumas anotações precisas, evite enterrar o nariz no laptop ou fazer longos períodos de silêncio para anotar muitos detalhes. Isso interrompe sua conexão com os participantes, perde o ímpeto da reunião e permite que as mentes vaguem.

Descobrir uma maneira melhor. Isso pode significar ficar bom em fazer breves anotações, ter um anotador designado ou gravar a reunião. Apenas faça o seu melhor para manter o contato visual. Pausas prolongadas para fazer anotações podem perder o público.

Quais são as suas dicas?

Ok, aí está. Cinco dos meus hacks menos conhecidos por tornar sua próxima reunião mais produtiva. Não posso garantir que funcionem para você, mas funcionaram para mim.

E os nossos leitores? Quais são suas recomendações pessoais para manter seus participantes alertas e contribuir nas reuniões? O que funciona melhor para você?

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