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5 Hacks de produtividade no final da jornada de trabalho | TeamGantt

5 Hacks de produtividade no final da jornada de trabalho | TeamGantt
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São 16h35. Você está exausto. Drenado é mais parecido.

Foi um dia lutando contra distrações, correndo para as reuniões, ficando acordado, ingerindo cafeína e tentando fazer as coisas. Agora, você está carregando seu laptop para levar o trabalho para casa. E amanhã você vai se levantar, enxaguar e repetir.

Mas e se houvesse outro caminho?

Vou dar a você um processo simples para maximizar o final do seu dia de trabalho para fornecer uma quantidade extraordinária de produtividade para toda a sua existência no trabalho.

Sugiro iniciar esse processo pelo menos meia hora antes de encerrar seu dia. Esse tempo de pista permitirá que você decole com uma enorme explosão criativa e produtiva no dia seguinte.

Etapa 1: responda ao maior número possível de emails

Eu acredito muito em chunking – a prática de realizar tarefas semelhantes ao mesmo tempo. O email é um deles.

A notícia triste é que os funcionários americanos passam 2,6 horas por dia lendo e respondendo a e-mails.

O que piora esse número é o tempo de halo de distração em relação ao email. Muitos de nós permitem que o e-mail penetre em todos os momentos do dia. Você recebe uma notificação por e-mail e, sua mente se afasta de qualquer tarefa que esteja realizando para ver o novo e brilhante e-mail que você tem agora! Leva uma média de 25 minutos para se recuperar de uma distração, o que significa que passamos o dia inteiro distraídos por email.

Isso é uma maldita perda de tempo.

A eliminação da fluência de e-mail é um dos maiores ganhos que você pode obter para melhorar sua produtividade. É por isso que responder ao maior número de e-mails possível em 30 minutos ou menos é a primeira etapa desse processo de final de dia.

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A grande maioria dos emails relevantes chega à sua caixa de entrada durante o horário de expediente. No final da jornada de trabalho, você receberá a maioria das mensagens importantes. Se você puder responder a 80% desses, você poderá reduzir efetivamente a carga de trabalho de amanhã em uma margem enorme e estará bem à frente do jogo quando começar o dia.

Etapa 2: Desligue o computador e o dispositivo móvel.

Isso merece um ponto pessoal, porque é muito importante.

Ao desligar o dispositivo, você está colocando uma barreira à invasão de notificações. Obviamente, se você usa seu computador ou dispositivo para agendar seu dia ou fazer anotações, mantenha-o. Certifique-se de fechar todos os programas que possam interromper sua preparação de produtividade no final do dia. Em vez disso, mantenha seu software de gerenciamento de projetos aberto para se manter organizado nas próximas etapas.

Há outro bônus útil para desligar o computador. Quando você desliga o computador completamente, ele fecha todos os programas e / ou guias do navegador que você abriu. Todas essas informações e atividades inacabadas devem ser deixadas de lado antes do início do dia seguinte.

Por quê? Porque cada dia merece um novo começo – não uma reunião das sobras irregulares do dia anterior. Se você tiver outros problemas que precisa resolver, faça com que essa parte do seu cérebro seja despejada (mais sobre isso na etapa 3).

Etapa 3: faça um despejo cerebral.

Anote tudo o que você precisa fazer em sua mente. Isso pode incluir desde tarefas pessoais e familiares até tarefas de trabalho. Pode ser tão aleatório quanto necessário. Gravo meu dump cerebral no meu computador.

O objetivo no despejo cerebral é reduzir a desordem mental. A produtividade é mais sobre controle mental do que as técnicas que ajudam a fazer as coisas.

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Anotar as coisas que você precisa fazer é uma parte importante da preparação para a luta do dia seguinte. Sua mente é clara e as distrações são deixadas de lado. É Hora De Ir.

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Etapa 4: planeje o dia seguinte.

É importante planejar o seu dia antes de começar. Um dia que começa sem um plano é como um motor que precisa aquecer antes de ser seguro para dirigir. Como um especialista em produtividade admite, é possível “você gastar mais tempo invadindo sua lista de tarefas do que realmente gastando fazendo coisas”.

Se você começar o planejamento do dia, estará desperdiçando o planejamento de tempo mais produtivo em vez de fazê-lo. Faça seu planejamento no dia anterior para que você possa entrar totalmente preparado, totalmente planejado e totalmente pronto para realizar as tarefas.

Você não precisa de uma lista de tarefas, como Daniel Markovitz explica com habilidade. Em vez disso, você precisa controlar o seu dia. Portanto, agende slots de calendário para as coisas que você precisa fazer. Isso permite que você realmente reserve um tempo para concluir as coisas, em vez de tentar verificar as coisas sem ter uma noção clara de quando isso acontecerá.

Como isso é praticamente? Basta revisar todas as suas próximas tarefas em um aplicativo de gerenciamento de projetos como o TeamGantt. Verifique se você tem um horário agendado para trabalhar nessas tarefas importantes.

Não subestime o poder dos gráficos de Gantt nesse processo. Os gráficos de Gantt oferecem poder sobre seus projetos – clareza visual e controle mental. Ao estruturar sua programação com antecedência, você tem a capacidade de enfrentar o trabalho mais importante do dia.

Etapa 5: limpe seu escritório.

A limpeza do escritório é um truque poderoso que melhora a produtividade. O espaço do seu escritório é conhecido como um “fator ambiental”. O status desse ambiente muda a maneira como você pensa e trabalha.

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Pesquisas mostram que “a pessoa média gasta 4,3 horas por semana procurando papel”. Se você limpar seu escritório, ficará mais produtivo. É simples assim.

Robin Sharma compartilha este conselho e anedota:

A bagunça cria estresse (eu aprendi isso com o ícone do tênis Andre Agassi, que disse que não deixaria ninguém tocar em sua bolsa de tênis porque, se ela fosse desorganizada, ele se distrairia). Portanto, limpe a bagunça no seu escritório para fazer mais.

Existem outros benefícios para um escritório limpo:

  • Traz encerramento para o dia. Ao organizar, você está descansando a confusão da atividade de um dia. É bom e fornece um ponto de parada apropriado.
  • Ajuda a relaxar quando você para de trabalhar. Isso facilita para você voltar para casa em um estado de espírito pacífico e se divertir quando não estiver trabalhando.
  • Cria uma sensação de renovação e energia no dia seguinte. A maior vantagem de um escritório limpo é o novo começo no dia seguinte. Você entra em um escritório limpo e está pronto para matá-lo com produtividade.

Recupere seu dia de trabalho

É hora de recuperar o final do seu dia de trabalho. Depois de fazer isso, você poderá recuperar o início da jornada de trabalho – e isso significa que você ganhará domínio produtivo durante todo o dia.

Imagine entrar no seu escritório amanhã de manhã. Está limpo. Está quieto. Sua mente está limpa, pronta para a ação. Sentado em sua mesa, há uma programação clara do que você vai acertar nas próximas 8 horas.

É hora de fazer as coisas a sério.

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Pronto para executar tarefas como se não houvesse amanhã? Com o TeamGantt, você terá todas as ferramentas necessárias para assumir o controle de seus projetos, para aumentar a produtividade todos os dias.

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