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5 fases do processo de gerenciamento de projetos

5 fases do processo de gerenciamento de projetos
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Existem várias maneiras de executar um projeto. Porém, para executar um projeto com sucesso, é necessário considerar todos os aspectos do projeto – do escopo e do orçamento às tarefas e conversas que ocorrem após o lançamento e execução do projeto.

Tradicionalmente, existem 5 estágios de gerenciamento de projetos. Esses 5 estágios criam o que é conhecido como ciclo de vida do projeto. Neste artigo, definiremos o processo de gerenciamento de projetos e cobriremos cada fase do gerenciamento de projetos.

Os 5 grupos de processos de gerenciamento de projetos

fases de gerenciamento de projetos

O processo de gerenciamento de projetos é uma série de fases que representam a evolução de um produto – do conceito à entrega, maturidade e, finalmente, aposentadoria.

O processo de gerenciamento de projetos é composto por 5 etapas essenciais:

  1. Iniciação e concepção do projeto
  2. Planejamento do projeto
  3. Projeto de execução
  4. Monitoramento e controle do projeto
  5. Encerramento do projeto

De certa forma, essas etapas de gerenciamento de projetos mostram o que acontece nos bastidores antes que um projeto possa chamar a atenção do gerente de projetos. Pense nisso como um roteiro para ajudá-lo a levar um projeto de uma ideia para a conclusão.

Se esse processo parecer muito rígido para você, tudo bem! Escolha os fundamentos, entenda como as etapas são formalizadas e tome decisões sobre como elas podem ser aplicadas a você, sua equipe ou sua organização.

Agora, vamos nos aprofundar.

Etapa 1: Iniciação e concepção do projeto

Esta é sem dúvida a fase mais crítica do processo de gerenciamento de projetos. O objetivo é identificar o porquê do projeto e as metas do projeto – geralmente o caso de negócios – e fazer pesquisas preliminares sobre a viabilidade do projeto. O que acontece aqui definirá o tom e as metas do que está por vir.

Um projeto geralmente surge de uma necessidade ou objetivo de negócios que visa solucionar um problema ou explorar novas maneiras de fazer negócios. Por exemplo, se uma empresa procura reduzir o número de chamadas de atendimento ao cliente que recebe, pesquisará e explorará o que está impulsionando o número de chamadas. Essa pesquisa informará o que pode ser feito para reduzir o número de chamadas.

A melhor maneira de entender os desafios e as metas é através de um resumo do projeto que descreve o objetivo e as necessidades do projeto em conjunto com o caso de negócios. Esse tipo de histórico é inestimável para uma equipe ao iniciar um projeto. É também uma ótima maneira de alinhar todas as partes envolvidas e partes interessadas sobre o que está por vir.

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Embora você possa prosseguir sem todos os detalhes documentados, é uma boa ideia concordar com as metas e os resultados pretendidos.

Etapa 2: Planejamento do projeto

A fase de planejamento do projeto é onde você detalha todos os detalhes do plano, do começo ao fim. O plano que você criar aqui conduzirá sua equipe pelas fases de execução, desempenho e encerramento do processo de gerenciamento de projetos.

Como parte do seu plano de projeto, você deve considerar estes fatores:

  • Escopo do projeto
  • Estimativa do projeto
  • Fluxo de trabalho e processo geral
  • Funções e responsabilidades da equipe
  • Principais marcos do projeto (como revisões e reuniões de entrega)
  • Processos de aprovação
  • Como você trabalhará com a equipe de partes interessadas para garantir que tudo seja feito dentro do prazo e do orçamento (a parte divertida!)

Escopo do projeto

É recomendável que você comece definindo o escopo do seu projeto. Existem várias maneiras de definir o escopo. Apenas certifique-se de ter noção de quanto tempo deseja gastar no projeto geral. Os projetos tendem a sair dos trilhos sem algum nível de restrição ou controle. Não há problema em definir grades de proteção durante a fase de planejamento do projeto e reajustar posteriormente, se necessário.

Estimativa do projeto

Quando se trata de estimar, convém usar uma estrutura de detalhamento do trabalho (WBS) para ajudar a identificar tarefas e esforços. Uma EAP é um layout visual que divide o escopo de um projeto.

Depois de fazer estimativas de tempo e esforço, você pode criar um plano de projeto que estabeleça fases, tarefas, recursos, responsabilidades, marcos e prazos. Esta é uma etapa crítica no gerenciamento do seu projeto; portanto, reserve um tempo e pense em todas as etapas com sua equipe.

O uso de uma ferramenta como o TeamGantt pode realmente ajudar você a criar um plano – e um gráfico de Gantt – bem definido, legível e fácil de atualizar.

Plano de comunicação

Como as comunicações podem criar ou interromper um projeto, você deve pensar e até documentar como se comunicará em equipe. Os planos de comunicação são particularmente valiosos quando sua equipe é grande ou se você tem partes interessadas que trabalham fora da sua organização.

Seu plano de comunicação precisa definir expectativas sobre como você se comunicará em equipe e quais informações eles receberão ou fornecerão, incluindo datas, check-ins, relatórios de status e outras reuniões.

Plano de gerenciamento de riscos

A última parte do planejamento do projeto é garantir que você tenha um plano de gerenciamento de riscos em vigor. Um plano de gerenciamento de riscos identifica riscos previsíveis e como eles podem ser evitados. O trabalho do gerente de projeto é cuidar dos riscos e relatá-los à equipe. A melhor maneira de fazer isso é criar uma lista simples que descreve:

  1. Título do risco
  2. Detalhes do risco e por que ele existe
  3. Um plano de como o risco pode ser evitado ou resolvido
  4. Notas adicionais que podem ser importantes para a equipe e as partes interessadas entenderem

O gerenciamento de riscos é uma conversa que você deseja continuar ao longo do projeto. Manter uma lista de riscos em seu relatório de status ajuda a mantê-los atualizados e permite que a equipe forneça informações.

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A implantação desses planos facilitará os seguintes estágios do seu projeto.

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Etapa 3: Execução do projeto

Nesta fase do projeto, a equipe está inoperante! O estágio de execução geralmente é o mais longo no processo de gerenciamento de projetos, porque é quando o trabalho real é concluído. Você encontrará equipes colaborando, revisando o trabalho, apresentando às partes interessadas e revisando.

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Na fase anterior de planejamento do projeto, um gerente de projeto faz muito trabalho pesado. Durante a execução do projeto, um gerente de projeto guia a equipe – e as partes interessadas – por uma série de marcos.

Nesta etapa de gerenciamento de projetos, um gerente de projetos normalmente é responsável por:

  • Administração de orçamento
  • Gerenciamento da linha do tempo
  • Planejamento de recursos
  • Mudar a gestão
  • Gerenciamento de riscos
  • Gestão da Qualidade
  • Revisões internas de entrega
  • Comunicações e facilitação
  • Gerenciamento de reuniões

Essa é uma lista longa! Como os gerentes de projeto lidam com tudo isso? Eles mantêm o plano. Como mencionado na seção anterior, um resumo, escopo e plano do projeto servem como sua fonte de verdade. Os gerentes de projeto usam esses documentos para tomar suas decisões.

Ao mesmo tempo, um gerente de projeto precisa estar atento ao que está acontecendo com a equipe. Isso pode ser feito através de check-ins regulares da equipe, conversas, relatórios de status, revisão da linha do tempo e acompanhamento do orçamento.

Ter uma plataforma única para rastrear seu orçamento, cronograma, recursos e comunicações certamente facilita o gerenciamento de um projeto. Para sua sorte, o TeamGantt faz tudo.

Etapa 4: Monitoramento e controle do projeto

O estágio 4 visa garantir que o projeto funcione sem problemas e garantir que tudo corra conforme o planejado. Como parte da fase de monitoramento do projeto, você deve ficar de olho em:

  • Orçamentos
  • Linhas do tempo
  • Objetivos do projeto
  • Qualidade das entregas
  • Performance da equipe

Objetivos do projeto

Certifique-se de entender e adotar completamente as metas do projeto. Use essas metas para ajudar a tomar decisões sobre design, funcionalidade e quaisquer novas solicitações. Às vezes, não há problema em se desviar um pouco. Apenas certifique-se de manter as linhas de comunicação abertas com as partes interessadas e trazer novas idéias para a mesa com tempo suficiente para retrabalhá-las conforme necessário. (Sim, isso acontece!)

Qualidade das entregas

Quando se trata de qualidade, você precisa consultar a liderança nos padrões da empresa. Como prática recomendada, revise todos os produtos a serem entregues antes de serem enviados ou apresentados para revisão. Primeiro, revise-os como uma equipe e depois individualmente como gerente de projetos. Seja a pessoa que não apenas gerencia o processo, mas também se preocupa com o trabalho. Sua equipe e as partes interessadas o amarão por isso. 😍

Performance da equipe

Como gerente de projeto, você normalmente não é responsável pelo gerenciamento de pessoas. Seu papel é cuidar do projeto. Mas o sucesso de um projeto depende da equipe trabalhando nele. Se você vir alguém relaxando ou mesmo deixando cair a bola acidentalmente, é seu trabalho resolvê-la. Apenas certifique-se de encontrar as vias corretas para resolver os problemas e seja empático ao lidar com problemas de desempenho com os membros da equipe.

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O Relatório de Integridade do Projeto da TeamGantt facilita o monitoramento do desempenho da equipe e o cumprimento dos prazos, mostrando quais tarefas estão atrasadas antes que o seu projeto saia dos trilhos.

relatório de monitoramento da saúde do projeto

Etapa 5: encerramento do projeto

Quando seu projeto estiver concluído e todos estiverem satisfeitos com o que foi entregue, testado e lançado, é hora de encerrar. Na fase de encerramento do projeto, a equipe concluirá as etapas necessárias para encerrar tarefas, entregar o projeto às partes interessadas, finalizar qualquer relatório e comemorar o projeto.

Muitas organizações passam de um projeto para o próximo e não levam tempo para encerrar um projeto adequadamente. É uma decisão inteligente levar algumas horas para fechar, refletir e até celebrar adequadamente um projeto. Aqui estão alguns passos a considerar.

Comemore o projeto

Organize uma pequena festa durante o almoço ou depois do trabalho para reunir a equipe e as partes interessadas para reconhecer o trabalho árduo realizado e o excelente produto produzido. 🎉

Realizar uma reunião retrospectiva

Realize uma reunião retrospectiva em que discuta o que foi e o que não foi bem. Registre os resultados e compartilhe as anotações na sua empresa para melhorar seu próximo projeto.

Criar um relatório de encerramento do projeto

Escreva um relatório de 1 página no projeto com detalhes que possam ser úteis para sua organização. As informações a serem incluídas podem ser:

  • Nome do Projeto
  • Metas estabelecidas
  • Data de início
  • Prazo indicado versus data real de entrega
  • Orçamento do projeto x orçamento real usado
  • Membros da equipe envolvidos
  • Partes interessadas envolvidas
  • Questões do projeto e pontos problemáticos
  • Projeto vence
  • Comentários gerais

Não passe para a próxima coisa. Reserve um tempo para refletir sobre seu trabalho, para que você possa continuar melhor.

E nunca se esqueça de comemorar. Se não houver orçamento, tudo bem. Uma mensagem alta ou cinco para a equipe funciona muito bem quando se trata de moral da equipe. Como gerente de projeto, quanto mais você for líder de torcida da sua equipe, melhor será a experiência com eles.

Colocar o processo de gerenciamento de projetos em funcionamento

É ótimo ter processos e estruturas no bolso de trás. Mas lembre-se, toda organização funciona de maneira diferente. Você deve considerar as pessoas, a história institucional, os desafios e as práticas existentes antes de lançar algo. Motivações e empatia são tudo no gerenciamento de projetos. Então continue, ataque esses projetos e faça o que é certo para todos os envolvidos.

Simplifique seu processo de gerenciamento de projetos

Deseja aliviar a dor do gerenciamento de projetos sem sacrificar seus ganhos suados? O TeamGantt facilita cada etapa do projeto. (Heck, nós até chamamos isso de divertido!) Gaste menos tempo em planilhas e mais tempo dando à sua equipe cinco pontos por todo o trabalho incrível que vocês estão fazendo juntos.

Assista ao vídeo abaixo para ver como o TeamGantt funciona e experimente nosso software de gerenciamento de projetos on-line gratuitamente hoje!

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