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5 estratégias de gerenciamento de tempo (que realmente funcionam!)

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Clarizen Blog

Não faltam as chamadas estratégias de gestão do tempo. Na verdade, há um excesso deles. Mas quantidade não significa necessariamente qualidade, e este é certamente um desses casos – porque o volume avassalador de conselhos sobre gerenciamento de tempo é algo entre dolorosamente óbvio e incrivelmente impraticável; especialidade para gerentes.

Melhores estratégias de gerenciamento de tempo

Felizmente, se você está procurando conselhos práticos e comprovados, você veio ao lugar certo! Abaixo estão cinco estratégias eficazes de gerenciamento de tempo que realmente funcionam:

  1. Não comece e termine o seu dia com emails
    Se você está entre os milhões de pessoas (podem até ser bilhões neste momento) cujo primeiro ato ao acordar é pegar seu smartphone e verificar se há novos e-mails – e o último ato antes de ir para a cama é fazer a mesma coisa – então por favor, preste atenção a esta sabedoria e aviso: pare! A pesquisa mostrou que este hábito não está aumentando sua produtividade. Na verdade, está minando-o, porque o força a se concentrar nas tarefas em vez de nas prioridades. Além disso, não é saudável e, com o tempo, pode contribuir para o excesso de estresse, exaustão e esgotamento. Naturalmente, se você está começando e terminando seu dia com uma verificação de e-mail há vários anos, será difícil mudar de rumo. Mas o esforço vale a pena a longo prazo e lhe dará muito mais clareza no início do dia e muito mais conforto no final (o que melhorará sua qualidade de sono e, por fim, o ajudará a ser mais produtivo). Também pode impedi-lo de enviar um daqueles de manhã cedo ou tarde da noite “ugh, gostaria de não ter enviado isso sem pensar bem!” e-mails – o que certamente é um bônus bem-vindo!
  2. Conheça a regra 80/20 muito, muito bem
    A regra 80/20 – também conhecida como Princípio de Pareto – é uma teoria de garantia de qualidade que afirma que 80 por cento da produção de uma situação ou sistema é determinada por 20 por cento da entrada. O que isso tem a ver com estratégias de gerenciamento de tempo? Bem, o mesmo pensamento pode ser aplicado quando se trata de gerenciamento de trabalho. Ou seja, 20% do trabalho produz 80% dos resultados. Dessa forma, passe as próximas duas semanas auditando como você gasta seu tempo. Em seguida, analise seus esforços e veja se o Princípio de Pareto está trabalhando a seu favor ou contra você. Se for o primeiro, dê um tapinha nas costas por ser um mestre em gerenciamento de tempo. Mas se for o último (e provavelmente será o caso até certo ponto), procure maneiras práticas de gastar menos tempo em tarefas de baixo valor e mais tempo em prioridades de alto valor. Delegar, automatizar e aprender a arte de “dizer não sem dizer não” serão úteis para você nessa busca valiosa. Como Henry David Thoreau sabiamente observou: “Não basta estar ocupado, o mesmo ocorre com as formigas. A questão é: com o que estamos ocupados? ”
  3. Identifique quando você é mais produtivo
    Um dos valiosos insights que você obterá da auditoria de como gasta seu tempo (conforme discutido acima) é que você também descobrirá quando é mais produtivo. Por exemplo, você pode aprender que é o mais eficiente entre 9h e 10h, e o menos eficiente entre 16h e 17h. Naturalmente, isso não significa que você deve programar tudo para a manhã, e saia da rede exatamente às 3:59:50 da tarde todos os dias. No entanto, isso significa que você deve tentar agendar prioridades de alto valor quando você for o mais produtivo. A qualidade do seu trabalho aumentará, assim como sua produtividade e eficiência.
  4. Minimize as interrupções e distrações
    Se você se orgulha de ser um multitarefa magistral, infelizmente há uma má notícia: multitarefa não existe. E qualquer crença em contrário não está apenas diminuindo sua produtividade – e, portanto, perdendo seu tempo – mas também provavelmente elevando seus níveis de estresse e desgastando você física, emocional e psicologicamente. Reduzindo as distrações – o que pode significar desligar (ou pelo menos pausando) o fluxo infinito de notificações de aplicativos e apenas verificando / enviando e-mails em horários específicos durante o dia – você se tornará um magistral omni tasker, o que é muito mais gratificante. Você gastará menos tempo e esforço para fazer mais e com um nível de desempenho mais alto.
  5. Abrace o tempo de inatividade
    Acredite ou não – e pode até parecer um pouco estranho no momento – mas uma das maneiras mais seguras de aumentar sua eficiência não é aumentando seu nível de atividade, mas diminuindo-o. Ao abraçar o tempo de inatividade, você dará a sua mente a oportunidade de desfazer as malas e seu corpo de recarregar. Além do mais, você pode se tornar muito mais criativo. A pesquisa descobriu que as descobertas criativas ocorrem com mais frequência entre os indivíduos que fazem pausas curtas do que aqueles que correm freneticamente durante o dia).
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Estratégias de gerenciamento de tempo para gerentes

Assim como você precisa controlar como você gasta seu tempo (e estar preparado para ficar chocado com a variação entre o que você pensa que faz e o que realmente faz!), Também precisa acompanhar o que sua equipe está fazendo – e o que eles estão não. A maneira mais simples e fácil de fazer isso é implementar um software de rastreamento em tempo real. Isso não apenas tornará sua equipe mais eficiente – o que, em última análise, o ajudará a se tornar mais eficiente – mas permitirá que você gere progresso, utilização e métricas de custo precisas para vários projetos e programas.

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Técnicas de gerenciamento de tempo: o que fazer e o que não fazer

Antes de adotar todas essas estratégias e técnicas de gerenciamento de tempo, aqui estão algumas dicas úteis para fazer e não fazer para tornar sua experiência gratificante em vez de lamentável:

  • Use a tecnologia para ajudá-lo a se tornar mais eficiente.
  • Planeje com antecedência e estabeleça metas – desde que sejam realistas.
  • Tente programar algum “tempo de buffer” entre duas tarefas.

E agora o que evitar:

  • Não diga “sim” automaticamente a todos os pedidos. Lembre-se: dizer sim para algo tacitamente significa dizer não para outra coisa – como um tempo de inatividade muito necessário.
  • Não espere perfeição. Haverá dias ou mesmo semanas em que seu jogo de gerenciamento de tempo não será bom. Apenas se concentre em voltar aos trilhos o mais rápido possível. O gerenciamento eficaz do tempo é uma maratona, não uma primavera.
  • Não procrastine e continue empurrando tarefas difíceis ou desagradáveis ​​para o futuro. Pode ajudar prometer a si mesmo uma recompensa (saudável) por pelo menos prejudicar uma tarefa particularmente odiosa, mas necessária.

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The Bottom Line on Time Management Strategies

Thomas Edison disse uma vez que “o tempo é realmente o único capital que qualquer ser humano possui e a única coisa que não se pode perder”. Ao adotar as estratégias de gerenciamento de tempo discutidas acima, você estará no caminho certo para maximizar seu tempo – o que irá recompensá-lo profissionalmente e pessoalmente de maneiras que você pode imaginar atualmente e, provavelmente, de maneiras ainda mais que não pode!

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