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4 razões para prazos perdidos do projeto e como voltar aos trilhos

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Homem apontando para um despertador que ele está segurando

Você já conseguiu o projeto perfeito? Um em que você não perdeu um único prazo ao longo do caminho? Que tal um projeto que passou por todo o seu ciclo de vida sem mover um marco ou deslizar algumas tarefas ou fases aqui e ali?

Não é provável.

O conceito de poder entregar tudo – e eu quero dizer tudo – dentro do prazo em qualquer projeto é bastante fictício. Às vezes, gerenciamos projetos com várias centenas – ou até milhares – de tarefas.

Ficar exatamente na pista quase nunca está nos cartões.

Tantas coisas estão fora de nosso controle. Sempre há datas que precisam ser enviadas por um motivo ou outro, embora possam não ter um impacto significativo na data de implementação da solução final.

E quanto às datas e prazos críticos do projeto? A maioria dos projetos experimenta um ou mais atrasos que afetam o projeto – datas e prazos que levantam algum tipo de sinal vermelho para algumas ou todas as partes interessadas.

É com esses que nos preocupamos ou nos importamos mais. Apresentarei quatro cenários que geralmente causam prazos não cumpridos e possíveis maneiras de solucionar esses problemas e manter ou colocar o projeto de volta nos trilhos.

De acordo com minha experiência, quando os prazos de tarefas perdidas começam a se tornar um problema real, geralmente isso ocorre devido a um ou mais desses motivos. Vou detalhar os dois primeiros abaixo.

São necessárias habilidades diferentes para as pessoas do que você tem disponível agora

Talvez as pessoas designadas para o projeto não possuam algumas habilidades-chave. Reúna-se com as pessoas responsáveis ​​pelas tarefas de escorregamento. Veja onde eles estão:

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  • Eles precisam de ajuda?
  • Eles precisam de ferramentas diferentes para concluir seu trabalho?
  • Você precisa trazer uma pessoa-chave diferente?

Pode ser necessário ir ao supervisor direto para obter a resposta completa. Mas você deve tomar ação rápida.

Se você precisar substituir pessoas, o orçamento provavelmente será afetado à medida que as novas pessoas se atualizarem. Certifique-se de fazer os ajustes apropriados na previsão de orçamento.

Prazos irracionais foram impostos ao projeto por qualquer motivo

O cronograma do projeto provavelmente foi elaborado pelas vendas ou pelo gerente de contas. Em seguida, foi entregue ao gerente de projeto. Foi então moldado no cronograma muito detalhado com o qual o projeto está sendo gerenciado.

Pode ter havido alguns prazos irracionais que foram ignorados ou simplesmente não são alteráveis. O gerente de projeto e a equipe sabiam que não eram razoáveis. O prazo, no entanto, foi determinado por algo além de seu controle – possivelmente o cliente, um requisito do setor ou a gerência sênior.

Às vezes, pedidos de alteração, pressão de cima ou requisitos incompreendidos deixam um cronograma de projeto que não é mais possível. Se não estiver ajustado, ele se moverá cada vez mais longe.

Converse com o patrocinador do projeto sobre como aumentar as pessoas disponíveis para o projeto. Adicionar novos indivíduos aumentará o custo, mas ajudará você a atingir o prazo especificado. Novamente, verifique se você fez os ajustes apropriados na previsão de orçamento.

Essas são apenas duas das razões ilimitadas pelos quais os projetos saem do caminho. Sei que existem centenas e centenas de razões específicas. Mas tenho que limitar minha lista a alguns motivos principais – e bastante relacionados a recursos – para não deixar que isso se torne um romance de vinte partes.

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Na parte 2 desta série de duas partes, examinaremos mais duas razões “principais” pelas quais os prazos do projeto geralmente são perdidos.

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