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4 perguntas para ajudar você a planejar sua reunião anual de equipe

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Na semana passada, 19 TeamGantt-ers chegaram a Baltimore com um objetivo em mente: passar o tempo necessário para enfrentar nossos colegas de trabalho.

Nós libertamos o faraó de sua tumba. Nós superamos um serial killer. Conseguimos uma vaga em uma trupe de mágicos – apesar da tentativa de um fantasma de frustrar nossa audição. Até salvamos o mundo da destruição pelo poder de tabelas periódicas (e tivemos pesadelos com a química do ensino médio).

E isso foi apenas na noite de terça-feira.

Agora que a poeira baixou, pensamos em mostrar como nossos encontros se reúnem – e por que eles são uma parte tão importante da nossa cultura de equipe remota. Essas perguntas simples podem ajudá-lo a planejar uma reunião que mantenha sua equipe saudável e produtiva o ano todo.

Calculando o ROI: é um encontro realmente Vale a pena?

Antes de nos aprofundarmos no como, vamos falar um pouco sobre o porquê. Aqui estão três grandes benefícios que obtemos de cada encontro:

  • Divertir-se juntos permite que os membros da equipe criem confiança e aprofundem amizades, o que une as rodas da colaboração o ano todo.
  • Sentados juntos – seja em torno de uma mesa de conferência ou de jantar -, é um fórum natural para a solução criativa de problemas e o compartilhamento de idéias.
  • Novos membros da equipe se integram à empresa mais rapidamente, conhecendo as pessoas e os processos que fazem o TeamGantt funcionar.
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Estabelecendo um ritmo: com que frequência você deve se encontrar?

Cada equipe remota funciona de maneira diferente, então você precisa decidir quanto tempo seu pessoal precisa para ter sucesso. Mas aqui está o ritmo que estabelecemos no TeamGantt.

Anualmente: Toda a empresa

O TeamGantt reúne toda a empresa uma vez por ano. A cada dois anos, as famílias também são convidadas. Os encontros familiares são realizados nos meses de verão, quando as crianças estão fora da escola, enquanto os encontros da empresa geralmente acontecem durante o ano letivo.

Trimestralmente (ou conforme necessário): equipes individuais

Equipes menores da empresa se reúnem com mais frequência para fazer planejamento estratégico ou se concentrar em projetos especiais. Por exemplo, nossa equipe de desenvolvimento agenda reuniões trimestrais, enquanto outras equipes se reúnem um pouco menos frequentemente ao longo do ano. Cada equipe determina quando e onde se encontrar individualmente.

Escolhendo uma data: qual é a melhor hora para conhecer?

Sempre que você tiver mais de um calendário para fazer malabarismos, a programação pode ser complicada. Por isso, é importante marcar uma data para o seu encontro o mais cedo possível.

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No TeamGantt, nos reunimos em um encontro aproximadamente 6 meses antes. Isso dá aos membros da equipe tempo suficiente para planejar os próximos meses.

Começamos consultando nosso confiável gráfico de Gantt da PTO da equipe para encontrar semanas sem tempo de ausência temporária reservado. Depois de identificar as opções da semana aberta, seguimos para o Slack para que toda a equipe possa avaliar o que funciona melhor para eles.

Estruturando a semana: Como você equilibra trabalho e lazer?

Na TeamGantt, levamos a sério o equilíbrio entre vida profissional e pessoal, e isso também vale para encontros. As famílias sacrificam muito para permitir que os membros da equipe fiquem conosco por uma semana, por isso mantemos uma agenda estrita de apenas um dia da semana. Segunda e sexta-feira servem como dias de viagem designados, permitindo que os membros da equipe aproveitem ao máximo seus fins de semana em casa.

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Claro, isso significa que terça-feira e quinta-feira vêm com agendas lotadas. Mas não se preocupe: criamos muita comida e diversão para equilibrar todo o trabalho duro que está sendo feito. Basicamente, cada dia gira em torno de três temas principais: trabalhar, comer e se divertir (não necessariamente nessa ordem).

Passeio na sala de fuga TeamGantt

Veja como foi o encontro da semana passada:

Segunda-feira

terça

  • Trabalhar + Comer: Horário de expediente com almoço
  • Coma (novamente): Jantar em equipe
  • Jogar: Escape room game

Quarta-feira

  • Trabalhar + Comer: Horário de expediente com almoço
  • Jogar: Torneio Dodgeball
  • Coma (novamente): Noite livre

Quinta-feira

  • Trabalhar + Comer: Horário de expediente com almoço em equipe
  • Jogar: Mario Kart torneio e / ou tempo livre
  • Coma (novamente): Jantar com música ao vivo na vinícola local

Sexta-feira

Nós nos concentramos nos detalhes minuciosos uma ou duas semanas antes do encontro. Essas decisões vêm de semanas de discussão sobre lugares para ir, coisas para fazer e comida para comer. As opções que surgem repetidamente na conversa sobem ao topo e garantem um lugar oficial na agenda da semana.

Todos juntos agora

Sejamos honestos: não importa quantas ferramentas você tenha para se comunicar e colaborar, nada substitui o bom e antiquado tempo de face. (De que outra forma você terá certeza se Bob está falando sério ou sarcástico no Slack?)

É por isso que os encontros anuais são uma tradição do TeamGantt. Por 3 dias seguidos, trabalhamos juntos, brincamos juntos, comemos juntos e até montamos minivans juntos. É muito tempo juntos, mas compensa a produtividade 365 dias por ano.

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