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4 perguntas a serem feitas quando você for solicitado a ajudar a configurar um novo PMO

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Empresário segurando uma prancheta e caneta

Sua organização decidiu dar o próximo passo. Todo mundo sente que sua infraestrutura de gerenciamento de projetos – embora nova e com poucos funcionários de vários departamentos – tenha sido bem-sucedida para garantir o próximo grande passo: a criação de um escritório formal de gerenciamento de projetos (PMO). Emocionante? Sim mas …

Não é fácil, não deve ser rápido e nunca pode ser tomado de ânimo leve.

Você é uma das pessoas que está ajudando a gerenciar projetos até agora. Você é uma seleção natural para ajudar a construir o novo processo. Mas por onde você começa? Entreviste candidatos para cargos de Primeiro Ministro e considere quem deve liderar essa nova organização? Discuta e decida quais ferramentas você deve usar?

Essas não são perguntas fáceis, nem respostas fáceis. Você tem muitas coisas para analisar. Você tem muitas coisas a considerar. Então, novamente, por onde você começa?

Aqui está minha sugestão para quatro perguntas que você deve fazer quando for convidado a ajudar a planejar e criar um novo escritório de gerenciamento de projetos …

1. Quais tipos e tamanhos de projetos serão tratados pelo PMO?

Todos ou apenas alguns dos projetos da organização serão direcionados ao PMO? Eu sempre sinto que deveria ser tudo ou nada, mas você precisa saber disso. É a base do pessoal. É a base para definir os tipos de modelos e ferramentas necessários. Isso possivelmente afeta como você inicia a liderança. Se você for pequeno, poderá encontrar alguém dentro. Se você for grande, provavelmente deve ter um estranho experiente. Muito a considerar – não corte os cantos aqui.

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2. O financiamento está prontamente disponível e é facilmente obtido pelo PMO?

Muitos parecem apoiar um novo PMO, mas o dinheiro está realmente aí? Pergunte se a liderança da organização está realmente por trás e pronta para financiar. Definitivamente, sou da opinião de que nenhum PMO pode sobreviver sem o apoio financeiro, a adesão e o apoio geral dos executivos da organização. Sem eles, o PMO carecerá de dólares e credibilidade para ganhar impulso suficiente para permanecer viável nos primeiros 3-5 anos de sua existência. Provavelmente falhará antes desse tempo.

3. A liderança virá de dentro?

Quem liderará esta nova organização? Nenhum PMO deve começar sem uma pessoa de liderança no lugar – de preferência um diretor dedicado do PMO que não será obrigado a liderar projetos. Se você exigir que essa pessoa conduza projetos, a posição poderá ser muito pequena. Você precisa do novo PMO para ter sucesso. O diretor deve ajudar nos planos de treinamento, no desenvolvimento da carreira e na definição das chaves para o sucesso no novo PMO.

4. Quão grande vamos começar?

Essa é uma pergunta crítica, pois a resposta ajudará a informar quantos gerentes de projeto precisam ser contratados e qual a seriedade do gerenciamento do escritório de gerenciamento de projetos. Não há resposta correta; Eu acho – tudo depende do tamanho da sua organização. Você certamente não quer exagerar. Isso será um desperdício de custo, tempo e recursos. Mas os PMOs com falta de pessoal falham rapidamente.

Um bom ponto de partida é enviar um questionário a todos os chefes de departamento, que define um projeto. Pergunte a eles quantos projetos e dólares esperariam nos próximos 1-3 anos. Será difícil para eles responderem. E honestamente, a maioria vai errar o alvo … provavelmente subestimando. Eu dobraria o número e o valor em dólar que você receber e tentaria considerar a contratação de pessoal para esse valor.

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Resumo e Pedido de Entrada

E os nossos leitores? Você já participou de um escritório de gerenciamento de projetos? Se sim, quais são os primeiros passos que você toma? Quais são as suas preocupações e considerações iniciais? Que perguntas você faz primeiro para obter respostas, para saber em que direção seguir ao tomar decisões e definir novas práticas e políticas?

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