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4 etapas para projetos melhor gerenciados

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Ninja Warrior design ilustração

Jogue em praticamente qualquer videogame e, eventualmente, você encontrará um chefe. O Boss é um grande monstro ou bandido extra-resistente no final de um nível realmente difícil que você precisa vencer para continuar progredindo no jogo – ou você está condenado.

Às vezes você precisa subir de nível algumas vezes, encontrar o doojigger ou reverter a polaridade antes de derrotar o monstro Boss (Doojigger é um termo científico que significa “algo” – se você estiver curioso). Depois de passar pelo chefe, novos mundos ou novos níveis estarão abertos para você. Você pode continuar a explorar e jogar o jogo.

Em grandes projetos, o cliente ou o gerente de projeto geralmente divide o trabalho em fases lógicas para gerenciar melhor o escopo geral do projeto. Entre as fases, deve haver portões para ajudar a equipe do projeto a passar de uma fase para a seguinte.

Mesmo que as fases se sobreponham, deve haver um ponto de verificação para garantir que a fase seja concluída corretamente. Embora a equipe do projeto não deva lutar contra um troll ou procurar por esse doojigger – ou, graças a Deus, descobrir o que significa reverter a polaridade – eles vai precisa trabalhar com os portões da fase.

Para passar por esses portões (e evitar prejudicar o seu projeto), a folha de dicas para projetos melhor gerenciados consiste em quatro etapas principais.

1. Definindo Expectativas

O portão da fase deve ser definido no início do projeto. Embora haja mudanças ao longo do ciclo de vida do projeto – sempre – o cliente e a equipe devem ter um bom entendimento das expectativas de passar por um portão de fase.

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O gerente de projeto deve comunicar quem definirá os critérios para o portão de fase e quem avaliará o projeto com base nesses critérios. Além disso, o gerente de projeto deve incorporar os portões de fase ao cronograma com as dependências corretas.

Dessa forma, não há conflito entre o trabalho em fases separadas.

O cliente, então, deve determinar o que acontece se o projeto não conseguir passar por um portão de fase – e como isso afeta o trabalho a jusante.

2. Critérios de Entrada

Os critérios de entrada para um gate de fase devem detalhar quais tarefas e marcos devem ser concluídos antes que o projeto possa abordar o gate de fase (falando figurativamente).

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Deve haver um período de tempo definido em que o projeto está sendo avaliado para a conclusão do trabalho em uma fase. Os critérios de entrada definem quando essa avaliação pode começar. Pode haver tarefas críticas que devem ser concluídas antes que os critérios de entrada sejam atendidos, enquanto outras tarefas não críticas ainda estão sendo trabalhadas.

3. Critérios de Saída

Os critérios de saída são os mais importante parte de um portão de fase. A parte mais importante – sim, é tão importante que vale a pena repetir. Os critérios de saída definem qual limite o projeto deve atingir para passar pela barreira de fase.

As partes interessadas e os clientes e o gerente do projeto devem trabalhar para estabelecer critérios razoáveis ​​e comunicá-los à equipe. Se os critérios detalham quantos defeitos são permitidos, medem a qualidade das amostras de trabalho ou revisam as entregas, os critérios de saída devem ser bem definidos. Eles devem ser claros para todos os envolvidos no projeto – incluindo o cliente.

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4. A Avaliação

Depois que o gerente do projeto tiver estabelecido os critérios de entrada e saída, a equipe do projeto poderá prosseguir com a avaliação. Esta é a etapa em que os critérios são comparados ao progresso real da equipe do projeto.

A avaliação deve ser concluída ou auxiliada por alguém que seja imparcial ao projeto. Por quê? Essa pessoa pode fornecer uma opinião objetiva sobre se o projeto pode marcar a fase concluída.

Em um videogame, a avaliação provavelmente incluirá uma música dramática ou otimista e, em seguida, uma grande revelação quando você conseguir reverter a polaridade e lutar contra o chefe.

Na vida real, essa é simplesmente outra reunião em uma sala de conferências – mas você deve encontrar uma maneira de comemorar com a equipe antes de passar para a próxima fase. Depende de você incluir música dramática.

A próxima fase

Quando o portão da fase estiver concluído, a equipe do projeto deverá estar pronta e equipada para seguir em frente e começar a trabalhar na próxima fase.

Nos videogames, depois de derrotar o monstro chefe, você normalmente obtém algum tesouro ou muitos pontos de experiência. Essas coisas geralmente permitem que você passe para o próximo nível. Em um projeto, a única recompensa que você recebe é mais trabalho – afinal, a próxima fase não será concluída.

Mais trabalho não é tão empolgante quanto uma arca do tesouro, mas é um segundo bem próximo. Eventualmente, um portão de fase será o último portão. O projeto estará completo – e quando você habilmente guiar sua equipe pela fase final e evitar a desgraça, certamente esse é o motivo para comemorar – música dramática e tudo.

E vocês, leitores, quais segredos estão escondidos em suas folhas de dicas para gerenciar melhor as fases do projeto? Vamos discutir.

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