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3 maneiras de garantir que a reunião do seu projeto valha a pena

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Quatro jovens empresários tendo uma reunião dentro da sala de reuniões

De tempos em tempos, todos se vêem planejando e realizando algum tipo de reunião, certo? Quem nunca liderou uma reunião antes? Levante sua mão. Pensei isso. E para os gerentes de projeto, isso pode ser algo que ocorre várias vezes por semana. Por certo, devemos realizar reuniões semanais formais com o cliente do projeto. Também devemos realizar reuniões semanais internas da equipe.

Como as informações precisas do projeto são críticas, essas duas reuniões geralmente são nossas melhores maneiras de obter e fornecer atualizações precisas e oportunas do status do projeto. Mas também queremos que valham a pena. E por que vale a pena, Quero dizer significativo, preciso, oportuno, eficiente, produtivo etc. – todos os ingredientes que poderiam ser considerados no que a maioria de nós consideraria uma boa reunião.

Para mim, é um processo que não acontece apenas … envolve algumas etapas principais:

1. Planeje quem realmente deveria estar lá

Convide apenas aqueles que você precisa. Se você tentar trazer todo mundo para a foto – mesmo aqueles que podem receber notas de acompanhamento por e-mail, mas não são necessários para a tomada de decisão ou discussão -, você pode obter uma reputação de desperdiçar tempo. E não se preocupe com aqueles que podem ter seus sentimentos feridos por não serem convidados para sua pequena festa. Essa emoção mesquinha não precisa ser ativada.

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2. Monte uma grande agenda, mas mantenha-a no assunto

Você não precisa cobrir tudo em cada reunião – você precisa permanecer na tarefa. Na verdade, você deve sempre tentar manter as reuniões em uma hora ou menos. Se precisar ser mais longo, provavelmente deve haver várias reuniões, porque você provavelmente está cobrindo mais de um tópico importante (mas compreensivelmente relacionado).

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3. Acompanhamento após a reunião

Esta pode ser a parte mais importante e a menos seguida. Depois que cada reunião termina, para a maioria acaba. Mas, realmente, é aí que a borracha encontra o caminho para garantir que todos tenham o mesmo entendimento após a reunião. Enquanto o PM, é seu trabalho garantir que isso esteja acontecendo. Envie suas anotações da reunião do projeto o mais rápido possível e peça uma resposta em 24 horas sobre quaisquer alterações ou acréscimos de seus principais interessados. Você pode ter perdido algo também.

Resumo e Pedido de Entrada

Reuniões são males necessários … como carros. A menos que você os colete, você realmente só precisa de carros porque precisa ir do ponto “A” ao ponto “B”. E eles custam dinheiro e tempo. As reuniões podem ser da mesma maneira. Mas você precisa da participação e das informações que pode obter delas.

Portanto, planeje, prepare e conduza. Torne-os eficazes, eficientes e valiosos. Você deseja alta participação e participação, porque a última coisa que você quer é ter outra reunião para cobrir uma que não foi produtiva.

E você – quais são seus segredos para reuniões eficazes e produtivas? Que medidas você toma antes, durante e depois para ajudar a garantir que você aproveite ao máximo as reuniões que realiza? Por favor, compartilhe seus próprios pensamentos e experiências, e vamos discutir.

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