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3 Benefícios da documentação dos requisitos do projeto

Finanças ágeis em projetos: gerenciamento de custos e compras
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Um blog que analisa todos os aspectos das finanças de projetos e programas, desde orçamentos, estimativas e contabilidade até aumento de salário e gerenciamento de contratos.

Escrito por Elizabeth Harrin de GirlsGuideToPM.com.

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requisitos de documentação

Eu acho que é importante entender os requisitos do projeto.

Entendo que as pessoas querem ser flexíveis e resolver as coisas à medida que avançam. Mas se você não sabe para onde está indo, como saber se está no caminho certo?

Não importa para mim como esses requisitos estão documentados. Você pode escrever histórias de usuários ou montar uma matriz de rastreabilidade de requisitos inspirada em cascata.

O importante é que eles estejam documentados. A jornada em que você está precisa de um destino.

Claro que esse destino pode mudar. É para isso que serve o controle de alterações ou a preparação de pendências. Você escolhe e escolhe conforme você vai, sendo flexível e fazendo alterações que significam que você constantemente agrega valor. Mas pelo menos há algum objetivo.

Estou pensando particularmente em uma equipe de projeto da qual não fazia parte, mas sei que foi muito frustrante para o gerente de projeto. O papel deles passou de gerente de projeto ‘adequado’ para alguém que supervisionou uma equipe fazendo muitos pequenos desenvolvimentos e mudanças ad hoc que pareciam muito com aprimoramentos da BAU, sem fim à vista.

Ele precisava sair desse projeto, porque efetivamente o que havia acontecido se transformou no papel de proprietário do produto e o projeto passou a ser um serviço ao vivo, sem um fechamento formal e entrega.

E já participei de projetos em que não havia ninguém para entregar, então tive que manter os elementos de suporte até que alguém pudesse ser disponibilizado. Isso não é divertido.

Portanto, se as partes interessadas no seu projeto estão mais inclinadas a chegar à linha de chegada do que a elaborar o mapa para oferecer sua visão, aqui estão três benefícios de documentar os requisitos para compartilhar com eles.

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1. Uma viagem sinuosa é lenta

Eles querem chegar ao destino rapidamente ou não? Talvez lenta seja a abordagem correta. Mas, na minha experiência, as empresas desejam resultados rápidos, com a menor quantidade de dinheiro e tempo gasto em chegar lá.

Você não pode fazer isso se estiver constantemente combatendo, lidando com mudanças, retrabalhando e lidando com os mal-entendidos e a falta de clareza resultantes de não saber o que está fazendo.

2. Melhores requisitos = Melhor gerenciamento de custos

As mesmas pessoas que relutam em ajudá-lo a priorizar o que realmente deveria estar no escopo poderiam facilmente ser as mesmas pessoas dizendo para você fazer o projeto de forma barata e ficar de olho no custo.

Se você sabe o que está no escopo, pode fazer um orçamento melhor. Quanto mais estáveis ​​os seus requisitos – ou pelo menos a meta final -, mais fácil é calcular o que vai custar chegar lá e quanto você está preparado para esse valor.

3. A documentação ajuda a formalizar o projeto

É realmente um projeto ou é uma parte da melhoria contínua da BAU?

Se é realmente um projeto, você deve saber que ele tem um começo, um meio e um fim. Você pode não saber exatamente como vai chegar lá. Você pode gerenciar o trabalho de maneiras diferentes, com diferentes metodologias ou abordagens. Mas, no final das contas, você sabe que vai terminar.

Sem documentação, não está claro para mim se é um projeto real. Se você não consegue articular o que está fazendo, e seu patrocinador não está preparado para escrever por escrito, isso é uma bandeira vermelha para mim.

Ainda é possível escrever as coisas por escrito, ainda que informalmente, e adverti-las dizendo que as coisas podem parecer diferentes quando o trabalho começar ou o que for. Mas ter documentação aumenta o engajamento e torna o projeto mais formal. O que, por sua vez, facilita a obtenção de recursos para se comprometer com a execução de tarefas.

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Postado em: 21 de abril de 2020 10h56 |
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