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11 dicas para organizar um projeto para entrega bem-sucedida

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como organizar um projeto

“Vamos marcar este ano com sucesso”, pensamentos que meu amigo de negócios compartilhou comigo recentemente. Fiquei pensando em algumas coisas, e o pensamento que continuava martelando meu cérebro era: ‘como ele pode gerenciar projetos de negócios em meio à pandemia de COVID-19?’. Então compartilhei minhas preocupações com ele abertamente. Ao contrário do que eu pensava, ele sorriu e revelou algumas dicas fantásticas sobre como organizar um projeto. Depois de me impressionar com essas dicas, decidi fazer minha própria pesquisa para obter mais informações e elaborar uma redação que ajude meus leitores a organizar projetos.

47% dos projetos não atingem seus objetivos por causa do mau gerenciamento de requisitos ”, revelado pelos últimos relatórios do setor.

É hora de esclarecer você através de 11 dicas de organização de projetos infalíveis, portanto, preste atenção aos seguintes indicadores:

Índice [[ocultar]

1. Deixe suas expectativas serem conhecidas

Deixe suas expectativas serem conhecidas

Deixe suas expectativas relacionadas ao projeto serem conhecidas na reunião inicial, para que sua equipe saiba desde o início quais padrões eles devem definir e atender.

Certifique-se de discutir essas três coisas na primeira interação, para um começo ideal: ‘Qualidade dos resultados’, ‘Tarefas de grande importância’ e ‘Equipes de outros departamentos para coordenação’.

Ao fazer isso, os desafios relacionados ao gerenciamento de equipes são resolvidos em grande medida, porque seus executivos de projeto começam automaticamente a gerenciar seu ritmo de trabalho quando entendem os fatores críticos.

Em resumo, quanto mais cedo você deixar sua equipe conhecer suas expectativas, melhor o progresso que elas farão.

2. Definir escopo

Para o sucesso do projeto, você deve definir seu escopo para sua equipe antecipadamente. Isso lhes dará uma idéia sobre as probabilidades que eles enfrentam.

Explique estas coisas para um progresso suave do trabalho:

  • Resultados: Quais produtos e resultados foram prometidos?
  • Custos: Qual orçamento você definiu para o projeto?
  • Prazo: Até quando você deve concluir o projeto?
  • Recursos: Quais recursos estão disponíveis à sua disposição?
  • Acionistas: Quem é responsável por qual tarefa?

Ao fornecer informações adequadas sobre esses fatores, a organização de projetos no trabalho se tornaria fácil, pois sua equipe agirá de maneira a justificar SLAs (acordos de nível de serviço).

3. Siga o exercício

O lado positivo nesses tempos difíceis é que você não precisa reinventar a roda. Diga a suas equipes remotas para seguirem o mesmo procedimento que estavam seguindo anteriormente. Reduzirá as chances de cometer erros e abrirá o caminho para um trabalho de qualidade. Em resumo, o gerenciamento de projetos será mais fácil do que você gostaria.

Você certamente deseja otimizar as operações para obter mais eficiência. Mas correr muitas chances também não é bom.

Além de seguir o detalhamento, você deve dar uma resposta positiva se algum executivo do projeto tiver uma idéia de melhorar a eficiência. Se estiver bom, acene com a cabeça. Caso contrário, descarte-o educadamente.

Em suma, compartilhe seu plano de projeto e verifique se sua equipe segue as diretrizes de trabalho.

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4. Analise o andamento do projeto de acordo com seu plano

Quando você cria um roteiro, ou seja, plano de projeto, para sua equipe, mantém em mente coisas como escopo, custo, cronograma etc., certo?

Portanto, é essencial revisar o progresso do projeto em relação ao seu plano. Caso contrário, seu projeto sairá dos trilhos e isso causará um grande impacto na integridade da sua empresa mais tarde.

Portanto, use essas medidas – ‘Use seus recursos de forma eficaz’, ‘Monitore o desempenho de sua equipe para descobrir quem provavelmente não cumprirá os prazos e, em seguida, forneça toda a ajuda possível’ e ‘Delegue as tarefas do projeto adequadamente se algum requisito urgente surgir. azul. ‘- para manter o progresso do projeto sob controle.

5. Implante software de gerenciamento de projeto incomparável


Tendo inigualável software de gerenciamento de projetos como o ProProfs Project tornou-se a necessidade da hora, porque pode atender a todas as preocupações relacionadas a “Como organizar um projeto”.

Organizar projetos no trabalho se tornaria fácil quando você explora um software de gerenciamento de projetos bem desenvolvido. Os recursos que permitem definir o marcador na busca pelo sucesso do projeto são:

  • Os gráficos de Gantt fornecem informações sobre o progresso do projeto
  • As notificações por email mantêm você atualizado sobre os novos desenvolvimentos
  • A visualização do calendário permite planejar as coisas de forma proativa
  • O rastreamento de tempo permite evitar improdutividade em grande parte
  • O faturamento automatizado garante que você e seus clientes desfrutem do faturamento sem erros
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6. Defina o prazo para cada tarefa

Se você conhece a importância do triângulo do gerenciamento de projetos, deve saber quanto tempo o dissipador pode afetar o crescimento do seu negócio.

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Para organizar um projeto como um profissional, você deve definir prazos para cada tarefa, para que sua equipe não leve as coisas de ânimo leve e execute o plano adequadamente.

O tempo não é o principal. É a única coisa.

– Milhas Davis

Portanto, defina um prazo para cada tarefa do projeto e explique a qualidade esperada das entregas.

Lembre-se de que definir limites de tempo irrealistas em nome de mais produtividade pode trazer resultados adversos. Portanto, nunca force demais os membros da sua equipe.

7. Realizar reuniões da equipe periodicamente

reuniões presenciais

Durante o ciclo de vida do projeto, você obtém uma mistura de boas e más experiências de trabalho. Isso acontece porque, às vezes, você desfruta de um bom andamento do projeto e, às vezes, luta devido a contratempos.

Esses altos e baixos devem ser discutidos em reuniões de equipe para que possíveis problemas possam ser evitados nos estágios posteriores.

É importante observar que, se você estiver trabalhando com uma equipe virtual em conjunto, primeiro discuta o horário da reunião com elas para obter a máxima participação.

Outro motivo para fazer isso é que você testemunha uma conversão saudável quando deixa as mentes de ambas as equipes (internas e remotas) à vontade, realizando reuniões conforme seu horário preferido. Como resultado, a organização do projeto fica mais fácil.

8. Delegar tarefas com eficiência

Preocupações como organizar um projeto não ocorrerão se você delegar tarefas com eficiência. Isso impedirá que seus projetos sejam descarrilados e assegure-se de que os membros da sua equipe sejam os responsáveis ​​pela tarefa atribuída.

Quando você tem uma equipe responsável, suas chances de ficar dois passos à frente dos concorrentes aumentam automaticamente.

Outro benefício que a delegação de tarefas perfeita oferece é uma melhor retenção de funcionários. É compreensível que uma equipe de projeto saiba lidar com situações de alta pressão. Mas você precisa compreender que dar trabalho em grandes pedaços diminui o moral e resulta em uma rotatividade. Portanto, delegue tarefas como um profissional.

9. Antecipe Riscos

classes de risco: frequência e impacto no desempenho do projeto

Fonte

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O gerenciamento de riscos sempre foi o aspecto mais crucial da organização de projetos de maneira adequada. Sua importância não pode ser negligenciada, porque um pequeno risco é suficiente para atrapalhar seus projetos e provavelmente resultar em falha.

Por isso, é vital você prever riscos antes do início do projeto. Para o mesmo, você pode verificar os relatórios de fechamento de seus últimos projetos, convocar executivos de alto desempenho para obter insights sobre riscos potenciais etc.

É imperativo entender que alguns riscos não podem ser identificados, especialmente se você tiver um novo projeto em mãos. Portanto, é muito importante criar um plano de gerenciamento de riscos, que ajude a lidar com cenários desconhecidos.

10. Crie uma lista de tarefas

Para organizar um projeto, é crucial criar um cronograma para que cada tarefa receba atenção. Geralmente, pequenas tarefas ficam fora do caminho ou são esquecidas nos horários de pico, o que dificulta ainda mais o processo de desenvolvimento do projeto.

Portanto, ter uma lista de tarefas pendentes é fundamental, pois você pode marcar as tarefas uma a uma depois de concluí-las.

Você também pode criar e atribuir tarefas imediatamente para evitar qualquer confusão sobre quem trabalhará com o quê e quando. Ajuda a seguir o plano de projeto estabelecido e a atingir o número desejado de entregas com qualidade de primeira classe.

11. Priorize suas tarefas

A organização de projetos no trabalho fica irritante quando você tem uma horda de tarefas em mãos, mas não sabe por onde começar. Devido a isso, às vezes você deixa de dedicar tempo às tarefas de definição de sucesso, o que consequentemente resulta em linhas de base comprometidas.

Portanto, priorize suas tarefas de acordo com sua criticidade e execute-as uma a uma. Ele ajuda você em cada fase do projeto e garante a entrega pontual de entregas.

É altamente recomendável usar uma ferramenta de gerenciamento de tarefas que suporte o código de cores das tarefas, pois essa é a chave para uma melhor priorização de tarefas.

Resumindo:

Manter um projeto organizado não é fácil, pois você encontra vários desafios durante o processo de desenvolvimento. Além disso, o surto de COVID-19 tornou as coisas mais difíceis do que nunca, pois todos estão trabalhando remotamente.

Eu orquestrei 11 dicas infalíveis que afastarão todas as suas preocupações, como organizar um projeto. Caso você conheça outra maneira eficaz de manter os projetos organizados, esclareça-o, revelando-o na seção de comentários.


Perguntas frequentes

P. Como você organiza as idéias do projeto?

Todo o artigo era sobre idéias para organizar um projeto, então aqui está uma visão geral rápida:

  • Deixe suas expectativas serem conhecidas
  • Definir escopo
  • Siga a broca
  • Analise o progresso do projeto conforme seu plano
  • Implantar software de gerenciamento de projeto incomparável
  • Definir prazo para cada tarefa
  • Realizar reuniões da equipe periodicamente
  • Delegar tarefas com eficiência
  • Antecipar riscos
  • Crie uma lista de tarefas
  • Priorize suas tarefas

P. como organizar uma equipe de projeto

Manter a equipe do projeto organizada não é uma tarefa árdua, desde que você delegue tarefas adequadamente e comunique claramente sua visão. Sua equipe se encarregará das tarefas se você liderar de frente na busca de atingir as metas do projeto.

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*As fotos exibidas neste post pertencem ao post www.proprofs.com

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