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11 Armadilhas de gerenciamento de projetos e como evitá-las

Project Management Pitfalls
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Armadilhas de Gerenciamento de Projetos

Riscos e solicitações de mudança são dois fatores que podem comprometer o triângulo do gerenciamento de projetos. Mas há um terceiro fator oculto que o leva mais perto da falha do projeto: “Erros tolos”.

O sucesso não consiste em nunca cometer erros, mas nunca em cometer o mesmo pela segunda vez. – George Bernard Shaw

Você encontra diferentes tipos de obstáculos durante cada fase do processo de desenvolvimento do projeto. Diferentes tipos de obstáculos podem atrapalhá-lo do caminho certo, mas é essencial manter a guarda em cada estágio. As armadilhas do gerenciamento de projetos podem desencadear problemas como excesso de orçamento, prazos perdidos etc., e são suficientes para romper o relacionamento com os clientes e colocar em dúvida a credibilidade da sua empresa.

E se relatórios da indústria Como tudo é necessário, o gerenciamento deficiente dos requisitos levou ao fracasso de 47% dos projetos.

Reunimos as 11 principais armadilhas do projeto, juntamente com suas soluções neste artigo, para que você navegue sem problemas durante sua jornada. Então, vamos começar:
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1. Falta de comunicação

Conversas significativas com sua equipe de projeto em intervalos regulares podem ser decisivas na busca do sucesso. A importância de uma comunicação adequada não pode ser tomada como garantida, porque se suas equipes em diferentes departamentos não compartilharem atualizações relacionadas ao projeto, manter um registro de entregas se tornaria um trabalho desafiador.

Obviamente, quando você encontrar muitos problemas durante a fase de execução, convocará as partes interessadas para uma discussão séria. Em vez de descobrir as razões por trás dos contratempos, você testemunhará como cada membro joga o jogo da culpa. Isso influenciará negativamente a camaradagem e, finalmente, resultará em falha do projeto.

Solução: Realize reuniões de equipe e dê as boas-vindas aos executivos do projeto para compartilharem suas opiniões sobre como a qualidade das entregas pode ser melhorada. Ele revelará erros ocultos e permitirá que você resolva proativamente.

2. Mau planejamento do projeto

Uma das principais armadilhas do gerenciamento de projetos, o planejamento inadequado, garante que você acabe com entregas inaceitáveis. Não é difícil entender que, se você não dá o pé direito, como você pode concluir sua jornada de gerenciamento de projetos com sucesso?

Portanto, mapeie seu plano de projeto de maneira a abrir caminho para uma execução perfeita. Isso ajudará você a manter o triângulo de ferro sob controle.

Solução: Solicite contribuições de executivos de projetos experientes e consulte os relatórios de encerramento de seus projetos anteriores de sucesso para um planejamento correto. Isso o ajudará a identificar as brechas antes que elas ocorram durante o curso do seu projeto.

Principal causa de falha do projeto

Fonte

3. Não criando segmentos menores de tarefas complicadas

Todo projeto inclui tarefas complexas e sem adornos, e você deve delegá-las adequadamente para uma execução perfeita, certo? Porém, há uma coisa que você precisa compreender: erros podem acontecer quando você trabalha em uma tarefa complicada, independentemente de quão bem você tente durante a execução.

Erros, mesmo pequenos, abrem as possibilidades de retrabalho, que, por sua vez, resultam em datas de entrega perdidas ou na qualidade do projeto comprometida.

Solução: Divida tarefas complexas do projeto em segmentos menores e dê tempo adequado à sua equipe para uma execução perfeita. Tempo substancial e micro-planejamento deixam pouco ou nenhum espaço para erros.

4. Alvos irrealistas

É verdade que você precisa testar seus limites para ter sucesso no mundo do gerenciamento de projetos. Mas, ao mesmo tempo, também é fundamental entender que pressionar demais os membros de sua equipe só trará problemas.

Como conseqüência, a qualidade das entregas será comprometida, a taxa de rotatividade de funcionários se multiplicará, e assim por diante. Em resumo, o estabelecimento de metas irrealistas transformará sua jornada de gerenciamento de projetos em um pesadelo.

Solução: Sempre conduza uma reunião inicial e revele claramente suas expectativas para os membros da equipe. Convide os executivos do projeto a compartilhar sua opinião sobre as metas e tomar as medidas necessárias, caso alguns pontos válidos venham à tona.

5. Gerenciamento de Riscos Inexpediente

Infelizmente, os riscos sempre foram uma parte inevitável dos projetos. Portanto, a mitigação de riscos deve ser feita com prioridade. Às vezes, no entanto, as equipes de projeto ou superiores assumem pequenos riscos como garantidos, porque desejam seguir seu plano de entrega de entregas antes do tempo estipulado.

Em vez de obter benefícios, essa prática traz grandes problemas para a mesa nos estágios posteriores. Isso acontece porque pequenos riscos ignorados em primeiro lugar se transformam em riscos complicados a cada etapa que passa.

Em suma, o gerenciamento de riscos inconveniente é uma das armadilhas do projeto que podem falhar.

Solução: Calcule os riscos, tanto quanto possível, monitorando os relatórios de fechamento dos seus últimos projetos. Você pode até envolver seus executivos de projeto com melhor desempenho no processo de avaliação para obter melhores insights

Outra armadilha do gerenciamento de projetos que aumenta as chances de falha é não ter as ferramentas certas no arsenal. Atualmente, a importância de um software de gerenciamento de projetos incomparável, como o ProProfs Project, está crescendo, porque acalma os pontos negativos do gerenciamento de grandes projetos.

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Como assim?

Bem, você obtém acesso a recursos indispensáveis, que reduzem pela metade o seu trabalho relacionado ao gerenciamento de projetos. Por exemplo:

Solução: Escolher a ferramenta certa de gerenciamento de projetos pode ser difícil, pois há muitos aplicativos disponíveis no mercado. Portanto, avalie os requisitos da sua empresa para fazer a ligação certa. Além disso, você pode conferir estes 20 Melhores Ferramentas e Software de Gerenciamento de Projetos para 2020.

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7. Funções de trabalho pouco claras e responsabilidades indefinidas

Como gerente de projeto, você deve conhecer o verdadeiro forte de cada membro da equipe. Isso ajudará você a definir as funções de trabalho adequadamente. Toda pessoa possui um conjunto de habilidades diferentes; assim, fazer uma avaliação é fundamental.

Além das funções de trabalho pouco claras, as responsabilidades indefinidas são uma armadilha do gerenciamento de projetos que leva seus negócios ao fim. Não é necessário dizer que, quando os executivos do projeto não sabem o trabalho pelo qual são responsáveis, é improvável que concluam suas tarefas adequadamente.

Solução: Realize uma reunião e convide cada executivo do projeto a se apresentar e compartilhar como eles gostariam de prosseguir durante o processo de desenvolvimento. Isso o ajudará a definir adequadamente as funções e responsabilidades do trabalho.

8. Estimativa incorreta de tempo e orçamento

Para empresas centradas no cliente, é essencial entregar entregas de acordo com os SLAs. Portanto, definir estimativas corretas de tempo e orçamento é fundamental, porque uma avaliação incorreta colocará sua equipe de projeto em risco e comprometerá a qualidade das entregas.

Estimativas de tempo ruim geram reclamações de entrega dos clientes, enquanto estimativas de orçamento ruins resultam em menos ROI ou perda.

Solução: Avalie a complexidade do projeto e consulte sua equipe antes de definir cronogramas. No que diz respeito ao orçamento, analise o custo dos recursos e lembre-se do lucro pretendido.

9. Não tendo o plano B

Eu sei que é bom quando você tem uma experiência significativa em seu currículo. Mas é importante não ter excesso de confiança, pois erros inesperados ocorrerão e prejudicarão seus projetos, consequentemente.

Como já mencionado, os riscos fazem parte dos projetos. É uma questão de tempo quando eles viram a mesa e o colocam em estado de preocupação. Portanto, sim, ter um plano de contingência é essencial para o sucesso do projeto.

Solução: Verifique se há recursos extras disponíveis para lidar com cenários desagradáveis ​​e manter o fluxo de trabalho intacto. Identificar artistas que conseguem percorrer uma milha extra em situações de contingência é útil.

10. Dinheiro de baixo investimento para grandes projetos

Nada poderia ser mais agradável do que testemunhar altos níveis de lucro. Mas reduzir o investimento em grandes projetos em nome do lucro é uma má prática comercial.

Projetos insuficientemente financiados sempre lutam para atender aos padrões de qualidade desejados e têm pouca esperança de sucesso.

Para resumir, você apenas tenta a sua sorte definindo um investimento baixo para grandes projetos.

Solução: Dedique dinheiro e pessoal suficientes, independentemente do tamanho do projeto. O tipo certo de investimento percorre um longo caminho em todo o escopo do projeto, mesmo durante a fase de risco.

11. Falta de confiança

A confiança é a base de qualquer bom trabalho, porque quando você confia nos membros da equipe, eles dedicam tudo para elevar a fasquia enquanto trabalha. Mas quando um gerente de projeto inseguro dá o exemplo, o fator de confiança desaparece.

Com uma falta de confiança, você pode concluir seu projeto de negócios a tempo. Mas haverá uma sensação de negatividade na força de trabalho com baixa moral e isso criará problemas inesperados para você enquanto estiver trabalhando em projetos futuros.

Solução: Aumente o espírito dos membros da sua equipe quando os clientes derem um feedback positivo e bom. Diga-lhes para preparar perguntas relacionadas ao projeto e envolvê-las em uma chamada de videoconferência com os clientes no Zoom ou no Google Meet. Além de garantir melhores insights, ele estabelecerá um vínculo de confiança.

Conclusão:

Lidar com projetos nunca foi fácil, pois você enfrenta vários desafios durante o processo de desenvolvimento. Além disso, as armadilhas do gerenciamento de projetos tornam a vida mais difícil, e esse pode ser o motivo pelo qual a maioria das empresas terceiriza projetos não essenciais.

Trouxemos as armadilhas do projeto para que você possa eliminar proativamente as lacunas de sucesso. Mas a dica importante para tirar daqui é:

Pequenos erros podem criar grandes problemas e abrir possibilidades para os clientes assarem você. Portanto, arriscar-se desnecessariamente não é uma atitude sagaz.

Talvez este seja o segredo que diferencia artistas e intérpretes. Ficaremos felizes em saber sobre outras armadilhas do projeto que arruinaram seus planos, informe-nos na seção de comentários.

Obrigado pela leitura!


Perguntas frequentes

P. O que é uma armadilha comum?

Destacamos 11 armadilhas do projeto, mas a mais comum é definir cargos pouco claros e responsabilidades indefinidas.

P. O que os gerentes de projeto devem evitar?

Os gerentes de projeto devem garantir que sua equipe não leve as coisas de ânimo leve, porque o excesso de confiança geralmente leva os executivos a cometer os erros que podem tirar os projetos da pista.

P. Quais armadilhas das pequenas empresas você deve evitar?

Toda armadilha do gerenciamento de projetos é suficiente para levar qualquer negócio ao fim. Além de evitar as 11 armadilhas do projeto acima mencionadas, as pequenas empresas devem empregar uma abordagem extremamente cautelosa em todas as etapas do projeto.

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