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10 dicas para gerenciar o tempo com eficiência

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Relógio analógico e as palavras gestão do tempo

O tempo voa – sempre. Isso faz do tempo uma variável difícil de controlar e monitorar. E uma vez que o tempo passou, você nunca o recuperou. Para as empresas, tempo perdido é igual a dólares perdidos.

Em um ambiente de negócios em que funcionários e profissionais qualificados são contratados com base em suas informações e produtividade em um determinado horário, é um ótimo momento para ensinar-lhes habilidades de gerenciamento de tempo. Por quê? Eles não apenas acompanharão melhor o tempo, mas também terão a oportunidade de acompanhar seu progresso nos projetos e contribuir para o sucesso da empresa.

Estar consciente do tempo resultará em auto-aperfeiçoamento e alcance de metas. Isso é verdade tanto no seu trabalho como na sua vida pessoal. Qual é a melhor maneira de gerenciar o tempo com eficiência? A aplicação dessas 10 dicas é um bom começo.

1. Faça uma verificação do tempo

Saiba exatamente como você gasta seu tempo. Em um ambiente de escritório, você deve conhecer as tarefas que estão roubando seu tempo. Então você pode fazer algo sobre isso. Por exemplo, você pode gastar uma hora no e-mail em vez de concluir projetos importantes. Saber exatamente para onde está indo seu tempo pode ajudá-lo a tomar decisões sobre delegar tarefas ou comprar software para acelerar alguns processos de nível inferior.

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2. Defina um limite de tempo

Definir um limite de tempo para uma tarefa pode ser divertido. De fato, pode ser como um jogo. Algumas empresas, na verdade, dividem os funcionários em grupos, e o grupo que termina um projeto ou tarefa recebe primeiro uma recompensa. Você pode aplicar esse princípio a qualquer tarefa. Defina um limite de tempo definido, como uma ou duas horas. Em seguida, tente terminar a tarefa dentro do prazo estipulado e sinta a emoção ao fazê-lo.

3. Use ferramentas de software para gerenciamento de tempo

A tecnologia é mais sofisticada no gerenciamento do tempo. Vários aplicativos ainda ajudam a rastrear o tempo dos funcionários, para que você possa monitorar seus check-ins e check-outs. A internet oferece uma variedade de aplicativos e ferramentas, e alguns são úteis para o gerenciamento de negócios, especialmente para monitorar e avaliar os processos diários. Para muitos aplicativos, as funções avançadas das versões pagas também podem oferecer controle adicional e melhor experiência do usuário.

4. Tenha uma lista de tarefas

Ter uma lista sempre economiza tempo. Se você tiver uma lista, nunca terá que se perguntar o que está na agenda diária ou o que fazer a seguir. De fato, uma lista mantém você focado e motivado, focado em sentir essa doce satisfação toda vez que você marca uma tarefa da sua lista. As listas também permitem que você veja – e monitore – seu progresso. Mesmo se você estiver cercado por distrações, sua lista o manterá no caminho certo.

5. Planeje com antecedência

Planejar com antecedência é uma parte crítica do gerenciamento de tempo. Idealmente, você deve planejar com antecedência a semana ou pelo menos o dia anterior. Quando você souber exatamente o que precisa ser feito para o dia ou a semana, ficará organizado e focado. Você pode interromper tarefas ao longo de dias para ver, com antecedência, quanto tempo é necessário para concluir um projeto. Mesmo gastando apenas alguns minutos planejando com antecedência, pode transformar a maneira como você trabalha.

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6. Comece com as tarefas mais importantes

Faça suas tarefas mais importantes de manhã. Todas essas tarefas estressantes, a maior parte do seu trabalho, as tarefas mais difíceis – realizem-na de manhã. O motivo é simples. Você tem mais energia pela manhã, para poder executar as tarefas com eficiência e competência. Além disso, a sensação de realização ao realizar as coisas mais importantes primeiro tornará o resto do dia muito melhor.

7. Delegar e Terceirizar

Você não pode fazer tudo sozinho, então relaxe e delegue. Talvez seja hora de você treinar alguém para executar alguns processos simples em seu trabalho ou escritório. Isso libera você para se concentrar nos projetos maiores ou nas tarefas mais complicadas. Você pode até terceirizar o trabalho para um freelancer experiente e economizar dinheiro.

8. Concentre-se em uma tarefa de cada vez

Se você optou por executar uma tarefa, aguarde até o final – termine-a. Evite fazer metade do trabalho, o que significa abandonar sua tarefa atual e fazer algo completamente diferente. Um exemplo de meio trabalho é escrever um relatório e, de repente, verificar seu e-mail sem motivo e escrever respostas. Isso não é apenas um mau gerenciamento de tempo, mas também prejudica sua concentração. Você vai perder o seu momento. Concentre-se na tarefa em questão e evite essas armadilhas.

9. Faça algumas alterações na sua programação

Se você se sentir mais energizado em determinados momentos do dia, mude sua programação para adotar isso. Aproveite ao máximo o seu tempo. Algumas pessoas são mais energizadas pela manhã, enquanto outras são noturnas. Ao escolher o melhor horário para você, você desfrutará dos benefícios de poder fazer mais.

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10. Evite a perfeição

Não deixe o perfeito ser o inimigo do bem, como eles dizem. Evite analisar demais tudo o que faz. Isso não significa ser descuidado, no entanto. Faça o seu melhor – sempre. Mas a perfeição pode arrastá-lo para baixo, então não pense nisso. Depois de terminar uma tarefa e dar o melhor de si, você deve seguir em frente.

O gerenciamento eficaz do tempo é o resultado de ter a atitude e o compromisso corretos com seus objetivos. As ferramentas de software podem ajudar nos seus esforços de gerenciamento de tempo, e há muitos calendários e dispositivos de rastreamento de tempo disponíveis para ajudá-lo a gerenciar o tempo com eficiência.

Quaisquer que sejam as dicas ou ferramentas usadas, use seu tempo com sabedoria, mas também reserve um tempo para descansar e relaxar para mantê-lo feliz e motivado por toda a vida.

Quais dicas e truques você usa para gerenciar melhor seu tempo ou sua equipe? Conte-nos nos comentários.


Meggie é escritora, gerente de mídia social e marketing de conteúdo que trabalha com a AMGtime. Ela se interessa por marketing e administração desde jovem e quer compartilhar suas idéias criativas e uma abordagem incomum de marketing com outras pessoas. Meggie está profundamente convencida de que o marketing é tudo e é uma parte crucial da nossa vida. Ela fornece regularmente conceitos sobre como comercializar produtos, serviços e eventos, como gerenciar tempo, funcionários e muito mais.

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